Thema im April –

Geschäftsprozesse neu gestalten: analog zu digital!

Was macht ein „rundes Website-Konzept aus?

Digitale Geschäftsprozesse sind heute das Thema dieses Blogs, genauer gesagt: Die Veränderung analoger Prozesse bis hin zur vollständigen Digitalisierung. Vor dem Hintergrund der teils coronagetriebenen Digitalisierung stellt sich nämlich für viele Handwerksbetriebe die Frage, wie sie ihre Prozesse überarbeiten, anpassen und verbessern können. Und dabei starten sie mit den vorliegenden Prozessen, die oft noch analog sind, also „reale“, physische Dateien in Papierform in Ordnern und Aktenschränken beinhalten.

Der Rahmen

Um die Überarbeitung der Prozesse oder das sogenannte „Process Redesign“ umsetzen zu können, benötigen Sie einen Rahmen, in dem Sie auch digitale Prozesse erstellen können. Das heißt konkret: Hardware und Software, also digitale Werkzeuge, und eine Dateiablage z. B. in der Cloud oder auf einem Server. Die digitale Prozessdokumentation können Sie dann erstellen und entsprechend abspeichern.

Ihre Roadmap zum Ziel

Ein Redesign der Geschäftsprozesse kann in vielerlei Hinsicht mit einer Roadmap verglichen werden, die dem Fahrer hilft, sich vor, während und nach der Fahrt zu orientieren. Folgend haben wir die fünf elementaren Schritte für die Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse aufgeführt:

Indem Sie die Visionen und Ziele des Unternehmens identifizieren, können Sie entscheiden, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren möchten. Indem Sie dann festlegen, mit welchen Prozessen Sie arbeiten wollen, können Sie sicherstellen, dass diese Prozesse die Visionen und Ziele des Unternehmens unterstützen.

Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass sich der Aufwand lohnt. Wenn Sie Visionen und Ziele nicht identifiziert haben, riskieren Sie, Zeit und Ressourcen für einen Prozess auszugeben, der eigentlich hätte abgeschafft werden sollen.

Sie müssen die bestehenden Prozesse verstehen – was sie für das Unternehmen leisten und wie sie zusammenpassen. Dieser Schritt ist wichtig, um ein optimales Ergebnis bei der Überarbeitung der Prozesse zu erhalten.

Wenn Sie die IT-Ebene in Ihrem Unternehmen kennen, kann sie Ihnen Ideen für neue Ansätze in den Prozessen geben. Wo stehen wir, und wohin gehen wir? Wenn all dies vorhanden ist, können Sie den neuen Prozess testen. Der Prozess muss implementiert werden, und Sie müssen organisatorische Änderungen und technische Aspekte berücksichtigen. Der gesamte Ablauf zum Re-Design Ihrer Prozesse sieht wie folgt aus:

Für Anfänger: Prozesse visualisieren mit MindMaps

Insbesondere Handwerksbetriebe, die noch am Beginn ihres Weges in die Digitalisierung stehen, können auf das intuitive Werkzeug der MindMaps zurückgreifen. MindMaps sind Karten, mit denen man sehr einfach unterschiedliche Strukturen aufbauen kann. Sie eignen sich beispielsweise dazu, Organigramme zu erstellen, Notizen festzuhalten oder auch Prozesse und deren einzelne Prozessschritte zu verschriftlichen und festzuhalten. MindMapping-Softwares mit guter Funktionalität werden beispielsweise von MindMeister oder auch MindManager angeboten.

Während MindManager breit gefächerte Funktionen und Bearbeitungsmöglichkeiten bietet, ist MindMeister ein anfängerfreundliches Werkzeug zum Erstellen und Teilen dieser Karten. Darüber hinaus können Sie es mit der Produktivitätssoftware MeisterTask verbinden und so Ihre Projekte und Prozesse verwalten und auch beispielsweise Aufgaben aus Kommentaren erstellen. Die Vorteile der MindMaps liegen darin, dass Zentrale Begriffe und Informationen übersichtlich, strukturiert und verständlich dargestellt werden. Per Drag & Drop können Sie Ihre Notizen außerdem dynamisch neu gruppieren oder auch mit einem Klick ausblenden. Darüber hinaus ist es ganz einfach, nützliche Ressourcen wie Bilder, Links, Videos oder sogar PDF-Dokumente einzubinden.

 

 

Für Fortgeschrittene Prozesse automatisieren z. B. mit PowerAutomate

Seit Kurzem bietet Windows für alle Windows 10-Nutzer auch die Möglichkeit, das Prozessautomations-Tool PowerAutomate (ehemals Flow) kostenlos in der Desktop-Variante zu nutzen. Mithilfe dieser Software können erfahrene Anwender sogenannte „Flows“ (=Workflows, Abfolgen von Arbeitsschritten) erstellen, die regelmäßige, digitale Prozesse automatisch ablaufen lassen, nachdem sie einmal erfasst und definiert wurden. Viele Aktionen sind innerhalb des Programms auch schon vordefiniert und es sind außerdem Vorlagen verfügbar, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen.

 

 

Alternative: Automatisierungen innerhalb einzelner Softwares

Viele Programme bieten inzwischen auch die Möglichkeit, einfache Prozesse automatisiert ablaufen zu lassen. Ein beliebtes Beispiel dafür sind die Outlook Regeln, mithilfe derer man automatisch E-Mails weiterleiten oder verschieben, Benachrichtigungen erhalten kann etc. Aber auch einige ERP-Systeme wie WinWorker bieten diese Automatisierung z. B. im Kontext von Events an.

 

 

Organisatorische und technische Aspekte

Oft übersehen wird bei der Überarbeitung von Prozessen, dass Organisationsstrukturen und evtl. auch die vorhandene Technik angepasst werden muss. Wird ein Prozess radikal geändert oder neu etabliert, sollten Sie in Ihren Betrieb einen Prozessverantwortlichen bestimmen, der sich um den Ablauf kümmert. Neue Prozesse basieren oft auch auf neuer Technik und haben bestimmte Voraussetzungen, die Sie berücksichtigen müssen.

Das Prozess-Redesign sollte daher möglichst mit mehreren Personen teamübergreifend kurz abgestimmt werden, um u. a. neue Sichtweisen und vorhandene Erfahrungswerte mit einfließen zu lassen. Eine wichtige Frage ist auch, ab wann man das Redesign eines Geschäftsprozesses als Erfolg betrachten kann. Dazu sollten Sie folgende Dinge beachten:

  • Ob das Redesign-Projekt die gestellten Anforderungen erfüllt hat, ob Sie z. B. die richtige innovative Technologie eingesetzt haben oder ob Sie sich auf die notwendigen Änderungen einigen konnten.
  • Ob das Projekt Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen geschaffen hat, z. B. ob Sie dank eines überarbeiteten Prozesses die Kundenzufriedenheit erhöht haben oder ob Sie die Moral und Produktivität der Mitarbeiter gesteigert haben.
  • Ob das Projekt die Ergebnisse unter dem Strich verbessert hat, z. B. ob Sie Ihren Gewinn gesteigert oder den Rerun on Investment verbessert haben.

Fazit

Wie Sie sehen, ergeben sich bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen auch dann Fragen, wenn man sich an einige klar definierte Regeln hält. Die fünf Schritte der Prozess-Neugestaltung dienen auch dazu, sich selbst immer wieder auf das formulierte Ziel auszurichten und die Prozesse ebenfalls diesem Ziel unterzuordnen. Wenn es Ihnen im Betrieb gelingt, Zeit und Aufwand in diese zielgerichteten digitalen Prozesse zu investieren, können sie in der Digitalisierung und in Ihrer Produktivität große Erfolge erzielen!

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