Viele Betriebe nutzen Software, die nur einen bestimmten Zweck für sie erfüllt und auch in der Regel nicht mit anderen Programmen kommuniziert. Solche digitalen Insellösungen stellen meist keine optimale Lösung dar – doch trotzdem sind sie oft ein guter Schritt für den Betrieb in Richtung Digitalisierung. Wir geben einen Überblick über die Vor- und Nachteile der möglichen Lösungen.
Ich will digitalisieren – welche Strategien gibt es?
Wenn Sie mit Ihrem Betrieb noch am Anfang der Digitalisierung stehen, gibt es drei Möglichkeiten:
- Ihre vorhandene Software mit Insellösungen ergänzen und versuchen diese zu verknüpfen/zu verbessern
- Custom Software von einer Entwicklerfirma herstellen oder anpassen lassen sodass sie alles abbildet, was Sie sich für die Arbeit wünschen
- Eine größere Branchensoftware nutzen, deren Funktionsumfang Sie auch zufriedenstellt. Dies ist in der Regel auch mit etwas Aufwand verbunden, bietet aber weniger Risiko
Insellösungen
Die erste Möglichkeit ist zwar meist die einfachste, aber bedeutet auch einen großen Aufwand, da man sich über viele mögliche Softwares schlau machen und testen muss. Hier empfiehlt sich eine Information und/oder Beratung. Damit kann der Berater Ihnen gleich ein Feedback zu Ihren Prozessen geben, und sie haben kein Risiko, unnötige Bereiche Ihres Betriebs zu digitalisieren. Eine gute Grundlage ist beispielsweise einer unserer kostenlosen eBusiness-Checks!
Custom Software
Einen detaillierten Artikel zu speziell an Ihren Betrieb angepassten Softwarelösungen finden Sie hier: Custom Software als Lösung für Handwerker. Mit dieser Lösung können Sie selbst bestimmen, was Ihre Software können soll. Dabei gilt allerdings auch, Vorsicht walten zu lassen, um keine unschönen Überraschungen zu erleben. So passiert z. B. Matthias Fenske, weil nicht klar zu erkennen war, welchen Funktionsumfang die georderte Software haben soll – die Versprechen eines Verkäufers reichen dafür nicht aus. Tipp: Legen Sie daher beim Kauf einer Custom Software genau fest, was diese können muss und für welche Features sie bezahlen.
Größere Branchensoftware
Abhängig davon in welchem Gewerk Ihr Betrieb zuhause ist, gibt es oft auch eine sehr umfassende Branchensoftware wie z. B. WinWorker. Der Vorteil davon ist, dass die Software mehrere Module bietet, die dann auch automatisch verbunden sind und miteinander kommunizieren. Für Unternehmen mit einem gewissen Anspruch an die Digitalisierung ist dies der beste Weg, denn damit lässt sich ein hohes Potenzial realisieren. Auf der anderen Seite stehen auch relativ hohe Kosten und die Möglichkeit, dass der Funktionsumfang doch nicht so gut wie erwartet zu Ihrem Betrieb und dessen Prozessen passt. Warenwirtschaft, BWA, Zeiterfassung, Auftragserstellung, Kundendatenbank etc. sind hier in einer Lösung verknüpft.
Insellösungen – Was macht Sie stark?
Der vielleicht größte Vorteil beim Einsatz mehrere Teil- oder „Insellösungen“ besteht darin, dass Sie ganz gezielt auswählen können, welche Unternehmensbereich Sie digitalisieren. Es ist nämlich gut möglich, dass bei der Wahl einer größeren Lösung manche Unternehmensbereiche nur digitalisiert werden, damit eine Vernetzung stattfindet, aber Sie keinen Gewinn durch eine Einsparung oder einen besseren Prozess haben.
Eine weitere Stärke ist, dass solche Lösungen deutlich spezifischer sind als große Branchensoftwares. Das heißt einerseits, dass die Chance höher ist, eine perfekt passende Software für Ihren Betrieb zu finden. Andererseits heißt es, dass die Macher hinter der Software auch meist Experten in ihrer Nische sind und oft daran arbeiten, die Software besser nutzbar zu machen.
Digitale Schwächen beheben – Insellösungen verbinden
Um Ihre Insellösungen zu verbinden, brauchen sie meist eine Schnittstelle. In manchen Fällen gibt es diese schon, in anderen Fällen müssen Sie auf externe Anwendungen zurückgreifen. Welche das sein können, sehen Sie hier:
- IFTTT (If This, Then That) ist eine der bekanntesten Softwares zur Automation, z. B. Ihres Smart Homes.
- Viele Apps bieten auch eine Zapier-Integration an, die u. a. bei Office- und Produktivitätssoftwares gut funktioniert.
- Microsoft Flow ist eine weitere Möglichkeit, allerdings unterstützt es noch nicht so eine große Bandbreite an Anwendungen wie Zapier und IFTTT.
- Mit dem Smartphone können Sie auch Tasker (für Android) oder Workflow (für iOS) nutzen!
IFTTT ist eine beliebte Lösung, um z. B. Geräte in Smart Homes miteinander zu verbinden und so mit einer zeitsparenden Aktion eine Kette von Ereignissen auszulösen. Mit Outlook automatisiert E-Mails versenden, Aufgaben aktualisieren und vieles mehr lässt sich zu einem Prozess formen. Die Möglichkeiten, die sich hier für Ihren Betrieb bieten, sind sehr vielfältig. Um Prozesse perfekt aufzusetzen, zu harmonisieren und zu verbinden ist es auch oft sinnvoll, die Hilfe eines Beraters einzuholen.
Fazit
Einzelne Softwares – die sogenannten Insellösungen – können aufgrund ihrer oft besseren und spezifischen Funktionen im Verbund durchaus eine bessere Lösung sein als eine große Softwarelösung. Speziell für kleine Betriebe, die keine umfassende Branchensoftware benötigen, können einige Insellösungen eine schnelle und einfach zu integrierende Lösung sein, um digitale Geschäftsprozesse zu optimieren. Dabei ist es wichtig, die Insellösungen auch bestmöglich zu vernetzen – Sie werden keinen vollen Nutzen darauf ziehen können, aber in der Regel ist es das wert. Sie wollen wissen, welche Prozesse man in ihrem Unternehmen optimieren kann? Sprechen Sie uns an! Mit Hilfe des kostenlosen eBusiness-Checks analysieren wir Ihren Betrieb und beraten Sie auch danach gerne weiter!
