Zeitmanagement ist unser heutiges Thema. Die Mehrzahl der Handwerksbetriebe ist überlastet. Das liegt meist an zu vielen Kundenaufträgen, oder auch einer schlechten Planung. Meist ist es eine Kombination mehrerer Faktoren, z. B. Ausfälle von Mitarbeitern können auch einen großen Effekt haben. Wir möchten heute beim Punkt Zeitmanagement ansetzen und die typischen Fehler aufzeigen, aber auch wertvolle Tipps und Techniken für Sie vorstellen.
Die fünf größten Zeitfresser
Diese Fehler sollten Sie in Ihrem Handwerksbetrieb vermeiden:
1) Arbeit ohne Ziel
Viele Arbeiten im Unternehmen laufen ab, ohne dass sie wichtig sind für das Unternehmensziel. Ihr Handwerksbetrieb sollte daher sowohl über ein klar definiertes Unternehmensziel verfügen als auch eine vorausschauende Planung etablieren. Das Unternehmensziel dient dazu, dass sich Mitarbeiter im Zweifel immer daran orientieren und darauf hinarbeiten werden. Durch die Planung vermeiden Sie, dass Arbeiten ad hoc ungeplant ablaufen und das Unternehmen und auch seine Mitarbeiter nicht weiterbringen. Besonders im Handwerk gilt es hier auch, Auslastung und saisonale Arbeit in die Planung miteinzubeziehen.
2) Unrealistische Zeitplanung
Oft ist es so, dass die Zeitplanung nicht in die Wirklichkeit passt. Das heißt, dass z. B. 100% der Zeit verplant werden, oder dass aufgrund einer Überlegung wie „Das kann man in zwei Stunden schaffen“ der gesamte Monat geplant wird. Auch wenn dieser Satz im einzelnen Anwendungsfall richtig sein mag, gibt es ein klares Gegenargument. Man KANN die 100 Meter auch unter zehn Sekunden laufen – aber nicht auf Dauer! Planen Sie also Puffer und Pausen ein und verheizen Sie Ihre Mitarbeiter nicht.
3) Zuwenig Kommunikation
Terminvorgaben vom Büro, die unglücklich geplant oder schon gar nicht einzuhalten sind, trifft man ebenfalls häufig in Betrieben an. Sorgen Sie daher dafür, dass die Terminvergabe auch kommuniziert wird und sowohl die ein Termin eine feste Dauer hat. Diese muss sowohl dem Planer als auch dem „Erfüller“ bekannt sein! Ist die angesetzte Zeit öfter zu viel oder zu wenig, sprechen Sie miteinander, um eine neue Dauer festzulegen.
4) Ordnung/System am Arbeitsplatz
Besonders bei wechselnden Arbeitsplätzen (Baustellen) ist dieser Punkt schwer umzusetzen. Während es beim Schreibtisch ausreicht, wenn Mitarbeiter individuell Ordnung halten, fordern Dienstwagen und Baustellen eine bessere Organisation. Fehlt Arbeitsmaterial, muss es entweder vor Arbeitsbeginn oder sogar während der Arbeit umständlich nachbeschafft werden. Selbst wenn der Handwerker wie meist vor Arbeitsbeginn sein Werkzeug prüft, kann sich große Unordnung sehr negativ auf das Zeitmanagement auswirken.
5) Zu komplizierte Aufträge
Kunden haben immer öfter bestimmte Sonderwünsche, die so nicht im Angebot der Handwerker zu finden sind. Damit bewegen sich die Kunden auch oftmals außerhalb der Kernexpertise der Handwerker, die in der Regel auch aus einem bestimmten Grund auf ihre Produkte und Dienstleistungen fokussiert sind. Möchte der Kunde nun einige Extras, steigt zwar das Auftragsvolumen – aber diese Aufträge dann auch einfach anzunehmen führt oft zu Zeitproblemen. Mitarbeiter können Aufgaben, in denen sie keine Erfahrungen haben nicht so schnell erledigen wie gewohnt, außerdem besteht auch das Risiko falsch eingeschätzter eigener Kosten. Hier empfehlen wir, mit anderen Handwerksunternehmen zusammenzuarbeiten, die ein ergänzendes Angebot zu Ihrer Dienstleistung erbringen können.
Zeitmanagement-Strategien: TOP 5
Diese Zeitmanagement-Strategien sollen Ihnen helfen, Ihre Zeit besser und effizienter zu nutzen:
1) Strukturen und Prioritäten nutzen
Indem Sie Ihren Tag noch am Vortag planen und strukturieren, sparen Sie schon Zeit. Dazu reicht auch eine relativ grobe Struktur, solange sie sinnvoll ist und Sie die Zeit richtig einschätzen. Was mindestens genauso wichtig ist, ist, dass Sie entscheiden, welche Arbeiten wichtig sind und welche Sie auch später noch abarbeiten können. Dadurch, dass Sie Prioritäten setzen wird gewährleistet, dass die wichtigen Prozesse auch die meiste Aufmerksamkeit und Arbeitszeit bekommen.
Tipp: Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben zuerst!
2) Fokussierung auf eine Aufgabe
Fokussierung ist gerichtete Aufmerksamkeit. Das bedeutet, dass Sie mögliche Störquellen von vornherein von Ihrer Arbeit ausschließen sollten. Legen Sie das Handy weg, schalten Sie Benachrichtigungen ab etc. So können Sie relativ sicher sein, nicht unterbrochen zu werden. Dann können Sie fokussiert und erfolgreich an einer Aufgabe arbeiten. Neben dem „Ausschalten“ von Störfaktoren können Sie außerdem hilfreiche Faktoren hinzunehmen. Das kann zum Beispiel leise Musik sein, die Sie entspannter zu Werke gehen lässt.
3) Pausen und Erfrischung
Mit kleinen Pausen sorgen Sie dafür, dass Körper und Geist sich erholen können. Oft verarbeitet das Gehirn dann auch im Hintergrund Informationen und man kommt auf gute Ideen. Durch Pausen und Erfrischungen löst man sich etwas von der Arbeit mit ihren Herausforderungen und gibt sich selbst die Möglichkeit, nach einer Pause wieder erfrischt und gut gelaunt weiter zu arbeiten.
4) Routinen und Gewohnheiten
Jeder kennt den Satz „Das mach‘ ich einfach, da denke ich gar nicht mehr nach“. Hinter diesem Satz stecken meist Gewohnheiten und Routine. Und das können Sie für sich nutzen! Besonders innerhalb einer Struktur ergeben sich oft Routinen. Identifizieren Sie, welche Arbeiten Ihnen im Verbund leichtfallen und machen Sie daraus eine Routine oder Gewohnheit. Das Ergebnis ist, dass Sie auf diese Arbeiten nur noch sehr wenig Konzentration und Zeit verwenden müssen, da sie fast automatisch ablaufen. Damit haben Sie mehr Zeit und Fokus für andere Arbeiten zur Verfügung.
5) Digitales Zeitmanagement
Mit Hilfe von To-Do-Listen oder Tools wie MeisterTask können Sie ebenfalls ein effektives Zeitmanagement etablieren – und das ganz digital! Je nach Anforderung können Sie ein passendes digitales Werkzeug wählen, das Sie bei der Zeitplanung unterstützt. Dazu gibt es die Möglichkeit, schnell eine Übersicht über Ihre Prozesse zu erlangen und diese noch weiter zu verfeinern. Um kostenloses Feedback zu Ihrem Zeitmanagement und digitalen Prozessen zu erhalten, buchen Sie gerne auch unseren kostenlosen eBusiness-Check!
Fazit
Ein erfolgreiches Zeitmanagement versetzt Sie im Handwerk in die Lage, mit den gleichen Mitarbeitern innerhalb der gleichen Zeit z. B. vier zusätzliche Aufträge im Jahr zu generieren – und das kann sich für Sie und Ihren Betrieb richtig lohnen! Häufig erfolgt die Implementierung von Zeitmanagement-Maßnahmen parallel zu einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die wir unseren Betrieben auch oft empfehlen. Oft sind es nämlich Abläufe, die sich über lange Zeit etabliert haben, die aber einfach zu viel Zeit kosten. Hier setzen wir Punktgenau mit einer Analyse und falls gewünscht auch einer professionellen Beratung an, um Potenziale zu identifizieren und umzusetzen. Sprechen Sie uns gerne an!
