Auch und besonders in Handwerksbetrieben ist Zeit eines der absoluten Luxusgüter. Mehr Zeit zu haben bedeutet oft, weniger Fehler und mehr Gewinn zu machen. Aber wie kann man das erreichen? Wir geben fünft effektive Tipps, wie Sie im Alltag ganz einfach Zeit sparen. Fragen Sie sich selbst: Was wären Ihnen auch nur drei Stunden wert, jede Woche?
Nur um es kurz klarzustellen: „Packen Sie Ihre Tasche am Abend vor (Event XY)“ ist kein Zeitspar-Tipp, man verschiebt nur eine Tätigkeit. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Zeitspar-Tipps, die jeder anwenden kann, egal ob er Chef eines Handwerksbetriebes, Angestellter oder auf andere Weise beschäftigt ist. Aufgrund der vielen unterschiedlichen Gewerke im Hand haben wir die Auswahl generell gehalten und auf effiziente Taktiken beschränkt. Also auch wenn es zeitsparend ist, Rechnungen in Google einzugeben, statt umständlich nach der Windows Rechner-App zu suchen, werden Sie solche kleinen Dinge hier vergeblich suchen.
1. Fokussierung
Wenn Sie sich einer wichtigen Aufgabe annehmen, dann fokussieren Sie sich auf diese. Das heißt, Benachrichtigungen von Smartphone und Browser ausschalten, Handy weglegen, mal eher nicht mit den Kollegen quatschen. Das kann schwierig sein, aber es dient dem Ziel, dass Sie unterbrechungsfrei arbeiten können. Und das macht einen sehr großen Unterschied. Besonders effektiv ist diese Technik in Kombination mit der folgenden.
2. Vorausplanen
Das ist eine oft unterschätzte Möglichkeit, viel Ärger aus dem Weg zu gehen. Planen Sie voraus – egal ob mit Hilfe eines Tools oder im Kopf, arrangieren Sie Ihre Aufgaben sinnvoll. Wie Sie vorausplanen ist Ihnen selbst überlassen. Es gibt unzählige Tools mit unterschiedlicher Komplexität, sei es eine Notizapp mit Wochenkalender wie Evernote oder ein Projektmanagementtool wie MeisterTask. Wichtig: Verzetteln Sie sich nicht. Nicht alles ist so wichtig, dass man es genau aufschreibt.
3. „Touch once“
Dieses Prinzip ist unter vielen Namen bekannt. Es besagt, dass man etwas gleich erledigen sollte, wenn es eine kleine Aufgabe ist, für die man ausreichend Zeit hat. Man kommt nur einmal mit dieser Aufgabe in Berührung und typischerweise muss man sich nicht darauf gesondert einstellen. Man sieht etwas, erledigt es und schiebt es wieder weg. Dadurch muss man nicht später nachfragen oder Informationen wieder suchen bzw. einholen, sodass man Zeit sparen kann. Das bedeutet, man wird auch nicht so sehr aus seiner aktuellen Tätigkeit herausgerissen. Ist dies doch der Fall, riskiert man durch ständige Unterbrechungen unterm Strich doch Zeit einzubüßen.
4. Halten Sie es einfach
In der modernen Welt gibt es unglaublich viele Möglichkeiten, sich an etwas aufzuhalten. Überall sind für die unwichtigsten Dinge eine Menge Optionen möglich. Und Menschen werden immer schlechter darin, zu erkennen, welche Entscheidungen wichtig sind. Je mehr Entscheidungen Sie treffen, desto mehr Fokus und Energie investieren Sie in eigentlich unwichtige Dinge. Was Sie aktiv tun können, ist, Ihre Optionen zu vereinfachen. Und zwar auf das, was man wirklich braucht. Viele von Ihnen werden den Satz kennen „Oh, das ist aber praktisch!“ – Aber egal worum es geht, oft ist es das nicht. Seien Sie kritisch mit Dingen und Abläufen, die Sie nicht brauchen!
5. Bauen Sie Routinen auf
Je mehr Routine etwas hat, desto weniger muss man darüber nachdenken oder planen. Profitieren Sie von dieser Erkenntnis und richten Sie sich Routinen ein, die Sie voranbringen. Aufgaben, die man mit leichtem Widerwillen erledigt eignen sich besonders gut dafür. Denn es ist schwieriger, etwas nicht zu tun, wenn es eine Routine ist. Damit sparen Sie Planungsaufwand, Fokus auf Aufgaben die Ihnen nur wenig Spaß machen und auch unproduktives Verdrängungsverhalten.
Die Zeit vergeht nicht schneller als früher, aber wir laufen eiliger an ihr vorbei. – George Orwell
Kommentar zu Zeit und Stress
Die Denke „weniger Fehler und mehr Gewinn“ schlägt natürlich in die Kerbe der Produktivität. Es ist auch einfach so, dass Sie produktiver sind, wenn weniger Fehler gemacht werden. Aber ganz wichtig ist zu verstehen, dass man Zeit sinnvoll nutzen sollte. Und das heißt NICHT, 24 Stunden pro Tag voll Gas zu geben. Das heißt, dass man sich auch für kleine Dinge buchstäblich Zeit nimmt. Zum Geburtstag Kuchen für die Kollegen selbst machen statt kaufen? Keine Zeit. Trotzdem ist es eine Geste, die viele Menschen zu schätzen wissen. Das Problem ist: Das lässt sich nicht messen. Daher können wir auch im Sinne der Stressvermeidung nur noch einen weiteren Rat geben: Sparen Sie Zeit nicht, um sie dann genau wie all ihre andere Zeit zu verbringen. Zielen Sie nicht auf die 110 % Produktivität ab, sehen Sie es nicht als einen Vorsprung beim Wettlauf, sondern als Geschenk. Wertvoll, aber ganz Ihnen überlassen. Ihr Stresslevel wird es Ihnen danken.
Fazit
Die wenigsten Leute haben einen perfekt durchorganisierten Tagesablauf, in dem sich keine Zeit sparen ließe. Solche Abläufe sollen ja auch zumindest teilweise flexibel sein, um z. B. schnell auf Kundenanfragen reagieren zu können. Sollten Sie dazu auch Programme und Methoden benötigen, empfehlen wir z. B. einen Besuch unserer MeisterTask Workshops.Seine Zeit gut einzuteilen erfordert ein gutes und vor allem sinnvolles Management aller Elemente Ihres Tagesablaufs. Natürlich ist das nicht immer erfolgreich und optimal – das Wichtigste ist aber die Lebensqualität. Das ist es, was sich mit Zeitmanagement erhöhen sollte. Mehr Zeit haben, für sich, die Familie, die Arbeit, das Hobby – das ist ganz Ihnen überlassen. Zeitmanagement sollte kein Werkzeug sein, um den perfekt durchgeplanten Tagesablauf zu jagen, sondern sich auf die richtigen und wichtigen Dinge fokussieren zu können wann immer man möchte. Und das heißt, sich nicht in Kleinigkeiten zu verzetteln, nicht die Planung, sondern die Abläufe zu perfektionieren, sondern mehr Zeit zur Verfügung zu haben und die Freiheit zu tun, woran.
