Viele Handwerksbetriebe wagen nun den Schritt in die Digitalisierung. Angeschoben von Corona, wird nun nachgeholt was lange aufgeschoben wurde. Dieser Schritt eröffnet viele Möglichkeiten, von denen wir uns heute eine ausgesucht haben: Wissensmanagement im Betrieb.

Die Ausgangslage

Handwerksbetriebe beginnen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Das sind meist zuerst Kommunikationsprozesse, z. B. die Einführung von Microsoft Teams oder Microsoft 365 im Betrieb. Die Geschäftsprozesse folgen meist darauf, teilweise wird auch ein papierloses Büro angestrebt.

Besonders wichtig ist aber auch, das im Betrieb vorhandene Wissen zu erfassen, zu sichern und verfügbar zu machen. Denn in den Betrieben gibt es viele erfahrene Mitarbeiter, die über die Berufsjahre hinweg ein enormes Wissen angehäuft haben. Dieses Wissen geben sie zwar auch oft an die Mitarbeiter im Betrieb weiter, aber meist nur an einige wenige – nämlich diejenigen, die mit ihnen auf der Baustelle arbeiten.

Wissensmanagementsysteme: Einstieg ganz einfach gestalten

„Wissensmanagementsystem“ klingt kompliziert, kann aber schon mit einfachen Maßnahmen aufgebaut und in den Betrieb integriert werden. Wir gehen heute auf zwei dieser Möglichkeiten ein, die einsteigerfreundlich und innerhalb von Microsoft 365 umsetzbar sind. Genau genommen, können Sie OneNote sogar ohne Microsoft 365-Abonnement nutzen! Es büßt dabei allerdings einige wichtige und hilfreiche Funktionen und Verbindungen zu den anderen Anwendungen ein. Einen kostenlosen Download finden Sie hier unter www.onenote.com.

Der Einstieg ist damit schnell gemacht – Wissen kann aber auch sehr komplex und vielfältig sein und entsprechend genutzt werden. Das Wissensmanagement verbindet die Organisation im Betrieb mit den Mitarbeitern und der Technik. Das bedeutet, es vernetzt Ihren Betrieb und kann auch ein sehr mächtiges Werkzeug für Unternehmer sein!

Und an diesem Punkt müssen wir auch darauf hinweisen: Wissensmanagement einfach von oben („top down) vorzugeben, ist kein Erfolgsrezept. Nicht nur Sie als Unternehmer, sondern auch die Mitarbeiter sollen profitieren. Und die Mitarbeiter sind der Erfolgsfaktor bei einem erfolgreichen Wissensmanagement. Bringen sie ihr Wissen nicht ein oder nutzen das hinterlegte Wissen nicht, hilft das gesamte System nicht.

OneNote als Wissensdatenbank

OneNote ist ein Programm von Microsoft, das die digitale Version eines Notizbuches ist. Es ist auch absichtlich entsprechend angelegt: Sie können mehrere Notizbücher nutzen. Jedes davon gliedert sich in Abschnitte, Seiten und Unterseiten. Bei Bedarf können Sie auch Abschnitte und Seiten zu Gruppen zusammenfassen – dies empfehlen wir jedoch nicht. Sie können Ihre Struktur selbst bestimmen und haben dort auch gestalterisch freie Hand!

OneNote liefert dabei alle wichtigen Funktionen, um eine Wissensdatenbank aufzubauen. Wenn Sie Microsoft 365 verwenden, können Sie OneNote auch als Teams-Registerkarte nutzen und somit Notizen zu bestimmten Kanälen oder Themen zuordnen und festhalten.

Die Kernfunktionen beinhalten:

  • Textverarbeitungs-Funktionen: Typische Funktionen wie in Microsoft Word
    -> bekannte und intuitive Bedienung zum Erfassen von Notizen (auch mobil dank App!)
  • Aufgabenmanagement: Kategorisierung von Aufgaben, Planung integriert mit Outlook
    -> Wissens- und Aufgabenmanagement können abgebildet werden
  • E-Mail-Anhänge und Besprechungsnotizen: Halten Sie Details zu Unterhaltungen fest und teilen diese!
    -> Sie können Ihr Wissen und Ihre Informationen auch effektiv nutzen und verwerten.

Darüber hinaus bietet OneNote aber auch multimediale Funktionalitäten. Sie können die meisten Dateitypen mit OneNote verbinden und in OneNote einfügen.

  • Datei-Funktionen: Ausdrucken, Einfügen, Integration von Excel z. B.
    -> keine Einschränkung bzgl. der zu erfassenden Informationen und deren Form
  • Bilder und Medien: Nutzen Sie Bildschirmausschnitte, Videos und Links!
    -> Bilder haben oft einen hohen Informations-/Wissensgehalt! Darüber hinaus prägt sich Wissen besser ein
  • Besprechungsfunktionen: Aufzeichnungen samt zeitlicher Dokumentation und Planung
    -> komprimierte Information z. B. zu Kundenaufträgen als Sprachdatei verfügbar
  • Vorlagen und Symbole: Hier finden Sie z. B. Seitenvorlagen zu Besprechungsprotokollen
    -> einfache Benutzung ohne lange Einarbeitung in die Software

5 Best Practices zur Wissensverwaltung mit OneNote

Um mit Wissensmanagement anzufangen, braucht es oft nur ein paar erste Schritte. Von dort ergibt sich oft eine Richtung, in die Mitarbeiter und Betrieb gehen. Ausgehend von OneNote haben wir daher beispielhaft fünf Best Practices festgehalten, die Sie für Ihren Betrieb nutzen können:

  1. Führen Sie zu jedem größeren Projekt ein Notizbuch; dieses kann als Dokumentation und Wissensablage genutzt werden
  2. Sorgen Sie für eine einheitliche Struktur, damit sich auch themenfremde Mitarbeiter (neue Mitarbeiter, Vertretungen etc.) gut zurechtfinden
  3. Dokumentieren Sie relevantes Wissen für Ihr Team und weniger relevante/private Dinge in einem separaten Notizbuch
  4. Benennen Sie die Notizbücher, Abschnitte und Seiten eindeutig und aussagekräftig
  5. Nutzen Sie Unterseiten zur Strukturierung

Mit diesen Schritten gelingt Ihnen der Einstieg ins Wissensmanagement in Ihrem Betrieb wie von selbst!

Microsoft 365 Wiki

Prinzipiell dem Notizbuch OneNote sehr ähnlich, können Sie auch die Wiki-Funktion von Microsoft 365 nutzen. Jedes Team, das Sie innerhalb von Microsoft Teams anlegen, erhält automatisch eine Wiki-Seite als Registerkarte in Ihrem Team. Auf diese Seite können Sie auch im SharePoint zugreifen und dort Ideen erfassen und teilen. Damit ist es auch möglich, das Wiki als Wissensdatenbank zu nutzen.

Allerdings verfügt OneNote über einige zusätzliche Funktionen (Beispiel: Die Zeichnen-Funktion, die sich perfekt für Baustellen eignet) und ist vor allem auch als eigenständige App verfügbar. Aus diesem Grunde empfehlen wir die Nutzung von OneNote. Für diejenige, die jetzt neugierig geworden sind, führen wir die Unterschiede aber noch einmal genauer auf:

OneNote vs. Microsoft Wiki

  • OneNote ist auf diversen Plattformen auch eigenständig verfügbar
  • OneNote verfügt über eine sehr gute und schnelle Suchfunktion und kann auch für Projektmanagement genutzt werden
  • OneNote ist einfach zu strukturieren und individualisieren
  • OneNote unterstützt u. a. das Einfügen von Dateien und Fotos
  • OneNote benutzt Abschnitte, die Seiten beinhalten; Wiki benutzt Seiten, die Abschnitte beinhalten.
  • OneNote unterstützt (noch) keine @Erwähnungen
  • Wiki steckt hinter den Besprechungsnotizen
  • Wiki hat weniger Funktionen und ist einfacher gehalten
  • Funktionen und Anpassung müssen gegen Einfachheit abgewogen werden!

Am Ende entscheiden Sie selbst – wenn Sie das Wiki nutzen möchten und es Ihnen alle gewünschten Funktionen bietet, spricht nichts dagegen. Ebenso OneNote, bei dem Sie sich gleichzeitigt den Einsatz anderer Notizen-Apps wie Evernote sparen.

Microsoft Stream als Unternehmens-YouTube

Microsoft Stream ist als Web-App in der Microsoft 365 Lizenz enthalten und kann auch auf Ihrem Smartphone installiert werden. Es ermöglicht Ihnen, schnell und unkompliziert Video-Inhalte, z. B. Lernvideos, zu erstellen. Mit Hilfe der Verschlagwortung finden Sie außerdem die hochgeladenen Videos ganz intuitiv.

Stream verfügt über eine Integration in Teams. Wie auch OneNote und andere Apps können Sie Stream über die Registerkartenfunktion in einen Kanal einbinden. Dadurch können Sie Themen- bzw. kanalbezogen Videos erstellen, die automatisch an dem dafür vorgesehenen Platz abgelegt werden. Auch eine Benachrichtigung zu neuen Videos oder Kommentaren ist möglich – effektiv ist Stream damit Ihr kleines „Unternehmens-YouTube“.

Durch die Mobiliät der App und die leichte Bedienbarkeit können Mitarbeiter ohne großen Aufwand schnell Videos z. B. vor Ort auf der Baustelle produzieren und mit den Kollegen oder dem Chef teilen. Dadurch lassen sich Lerninhalte festhalten, aber es erfüllt auch eine Dokumentationsfunktion. Sie haben damit vor Ort auf der Baustelle die Möglichkeit, Fortschritte oder auch Mängel per Video zu dokumentieren!

Fazit

Im Tagesgeschäft merkt man oft nicht, dass viele Mitarbeiter über wertvolles Wissen verfügen, weil dieses Wissen oft auch nur in bestimmten Situationen angewendet wird. Das macht es aber umso wichtiger, Stichwort Problemlösen! Weil dieses Wissen aber nie systematisch erfasst und somit sichtbar und verfügbar wird, wissen viele Betriebe gar nicht, welche Schätze sie im Unternehmen haben und wie sie diese noch besser nutzen können. Wissen ist eine Ressource, die über Jahre angehäuft, aber nie wirklich genutzt wurde.

Doch nun kann es dazu dienen, ihren Betrieb und ihre Mitarbeiter zu verbessern! Ein systematischer Umgang mit der Ressource Wissen bedeutet, ein Wissensmanagementsystem zu etablieren. Damit ist es Ihnen möglich, Ihr Wissen im Betrieb zielgerichtet einzusetzen. Das führt zu besseren Prozessen und einer höheren Kompetenz. Starten Sie daher am besten sofort! Kontaktieren Sie uns dazu gerne: info@ebz-kl.de