Home Office gibt es in vielen Branchen schon seit einigen Jahren, mal mehr und mal weniger. Im Handwerk war es bisher fast nie eine Option – höchstens für Bürokräfte, aber nicht auf der Baustelle. Durch das Coronavirus haben nun viele Handwerker unerwartet Probleme bekommen. Kunden sagen Aufträge ab, weil sie das Geld an anderer Stelle benötigen, oder auch Angst vor einer Infektion haben. Es kann sogar vorkommen, dass die Auftragsgrundlage wegfällt, z. B. wenn ein Restaurant renoviert werden soll. Die aktuelle Lage ist kaum planbar und die Unsicherheit der Kunden kann auch das Handwerk teuer zu stehen kommen. Daher stellen sich nun viele die Frage: Was tun? Wie kann ich sinnvoll an meinem Betrieb arbeiten, auch wenn die Auftragslage schlecht ist? Wir stellen heute einige Lösungsvorschläge vor, die Sie auch im Home Office umsetzen können.
Bleiben Sie ein Team!
Diese Situation ist für den überwiegenden Teil der Handwerker ungewohnt. Sie erfordert eine neue Abstimmung und neue Methoden, sich zu organisieren und zusammenzuarbeiten. Vertrauen Sie einander und lassen Sie sich und Ihre Mitarbeiter nicht von der Situation auseinanderbringen. Viele der kommenden Aufgaben lassen sich nur zusammen effektiv angehen!
Wichtig für die Arbeit in Teams ist der Zugriff auf Dateien. Das heißt, je besser der Betrieb digitalisiert ist, desto leichter fällt ihm dieser Schritt. Es gilt, die relevanten Informationen und Unterlagen elektronisch auf Lager zu haben und wo immer möglich digitale Prozesse zu nutzen. Damit wird Home Office effizient! Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie Arbeitspakete so wählen, dass Mitarbeiter unabhängig voneinander arbeiten können – nur so ist die Flexibilität wirklich ein Vorteil.
Wenn Sie Daten zentral speichern (was fast immer der Fall ist), sollten Ihre Mitarbeiter einen Laptop für die Arbeit im Homeoffice besitzen. Außerdem müssen Ihre Mitarbeiter auf die Dateien im Büro zugreifen können. Das funktioniert über einen VPN-Client, den Sie sich entweder selbst oder mit etwas Hilfe unter Windows 10 einrichten können. Da der Arbeitgeber auch bei der Arbeit im Homeoffice verpflichtet ist, gewisse Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, sollte auch ein passender Bürostuhl samt großem Monitor zur Verfügung stehen! Ein höhenverstellbarer Schreibtisch wäre ergänzend dazu optimal.
Organisation und Projekte
Im Home Office können Sie sich einem Thema zuwenden, das im typischen Tagesgeschäft oft „hinten runter fällt“ nämlich wie Sie Ihre Teams und Projekte organisieren. In Kleinstbetrieben kann das noch auf Zuruf funktionieren, allerdings gibt es auch Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung von Daten, denen Sie nachkommen müssen. Tools wie MeisterTask ermöglichen eine einfache und intuitive Projekteverwaltung. Projekte und Aufgaben erstellen und zuweisen, Dokumente anhängen, Chatfunktion mit Benachrichtigungen und vieles mehr können Sie damit nutzen. Durch das Freemium-Modell können kleine Betriebe sogar kostenlos oder für wenig Geld mit der Software arbeiten. Wer sich für Features wie benutzerdefinierte Felder (z. B. zur Erfassung von Kundendaten) begeistert, muss etwas tiefer in die Tasche greifen. Das Beste: MeisterTask ist auch auf Tablet, Smartphone und Smartwatch verfügbar! Damit stellen Sie sicher, dass die Lösung nicht wieder vergessen wird wenn der Baustellenbetrieb wieder voll anläuft.
Kommunikation: Slack, Teams und Co.
Slack ist eines der bekanntesten Chatprogramme zur Zusammenarbeit in Unternehmen. Auch Microsoft Teams oder Skype wäre denkbar. Slack hat als Ziel, die Mailkommunikation zu ersetzen – Gespräche können nach Gruppen aufgeteilt werden und Sie können auch eine Wichtigkeit zuweisen. Projektbezogene Teamarbeit findet (ähnlich wie bei MS Teams) in sogenannten Channels statt. Auch Integrationen, z. B. mit Google Drive, Dropbox oder Trello können Sie umsetzen. Am Wichtigsten ist aber: Kommunizieren Sie gut im Unternehmen!
Der teils raue Ton auf der Baustelle wird im dortigen Umfeld richtig interpretiert, aber in Schriftform gehen manche Feinheiten verloren. Das kann zu Missverständnissen und Problemen führen und ist der Grund, warum die meisten Betriebe Videokonferenzen statt Telefonkonferenzen bevorzugen. Durch Gestik und Mimik wird die Botschaft deutlicher, als über das gesprochene oder geschriebene Wort.
Website-Baukasten
Viele Handwerker, besonders kleine Betriebe, haben noch keine Website, oder einen veralteten Internetauftritt. An dieser Baustelle können Sie auch in der Zeit von Corona arbeiten! Mit etwas Übung und Hilfe lassen sich schöne Webseiten mit Diensten wie Wix, Jimdo oder 1&1 Ionos erstellen. Der Vorteil von Ionos ist, dass man auch für Mailadressen gleich eine passende Domäne erhält. Das sorgt für ein runderes Bild, wenn Sie als Marke bzw. Betrieb mit dem Kunden kommunizieren.
Für das Feintuning empfiehlt es sich dann oft, ein bisschen Hilfe einzufordern. Hat jede Seite eine Metabeschreibung? Sind die Texte Für Suchmaschinen optimiert? Für welche Schlüsselwörter ist Ihre Seite ausgelegt? Lädt die Seite schnell genug – soll heißen, ist sie sauber aufgebaut und die Dateien komprimiert? Wie wirkt sie auf den Kunden, ist die Struktur klar und führt den Betrachter dort hin, wo Sie möchten?
All diese Aspekte und noch einige mehr unterscheiden ganz solide, aber relativ schnell selbst gebaute Seiten von den professionellen Seiten, die dann auch Kunden und Aufträge einbringen. Wenn Sie Ihre aktuelle Seite von uns überprüfen lassen möchten, buchen Sie gerne einen kostenlosen Website-Check!
Social Media
Einen Social Media-Auftritt ist eine weitere Möglichkeit für die Arbeit im Homeoffice. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf Ihre Zielgruppe, sei es auf Instagram, Facebook, Twitter oder wo auch sonst. Eines müssen Sie dabei aber im Hinterkopf behalten: Social Media macht man nicht nebenbei!
Wenn Sie Reichweite und eine gewisse Zahl an Kunden erhalten wollen, müssen Sie auch regelmäßig auf Social Media interagieren. Das heißt, sich selbst zu zeigen, authentisch zu sein, Kundenanfragen zu beantworten, über Ihrne Betrieb und seine Projekte/Leistungen informieren, etc. Besonders hilfreich ist dafür auch eine eigene Unternehmensseite. Erstellen Sie diese, können Sie auch Veranstaltungen und Posts bewerben und damit perfekt auf Ihre Zielgruppe zuschneiden!
Programme und IT-Sicherheit
Teils mangelt es schon an den richtigen Funktionalitäten von Programmen. Im Betrieb sollte es eine klare Vorgabe oder eine gemeinsame Abstimmung geben, welche Programme genutzt werden. Optimal ist EIN Programm für EINEN Zweck. Spricht, nicht Adobe Reader und Foxit Reader, nicht MindMeister und MindManager, sondern eine klar kommunizierte einzelne Lösung. Um den Überblick zu behalten, auch was das Lizenzmanagement angeht, sollten Sie einen Mitarbeiter auswählen, der den Bereich IT-Sicherheit abdecken kann. Alternativ können Sie auch einen Dienstleister beauftragen, oder evtl. einen Datenschutzbeaftragten – auch wenn dessen Schwerpunkt etwas anders liegt.
Essenzielle Programme und Funktionen sind:
- Microsoft Office oder auch LibreOffice (kostenlose Freeware) zur Textverarbeitung etc.
- Ein Chatprogramm wie Microsoft Teams, Slack
- Eine Projektmanagementsoftware wie MeisterTask oder Trello^
- Ein PDF-Reader wie Adobe Reader (auch gut zum Öffnen aktueller Formulare)
- Ein Kompressionsprogramm wie 7zip oder WinRAR
- Eine Online-Meeting-Lösung wie GoTo-Meeting oder Zoom
Außerdem können Sie das Snipping Tool, die Kurznotizen-App von Windows 10, ein Programm zum Teilen/Zusammenfügen von PDFs und vieles mehr nutzen. Achten Sie dabei aber stets darauf, dass die Tools die Arbeit auch tatsächlich vereinfachen und nicht zu Reibungsverlusten führen. Darüber hinaus gibt es viele kostenlose Dienste wie Dropbox zum Teilen von Dateien, die das Leben sehr erleichtern können. Zur gleichzeitigen, gemeinsamen Arbeit an einem Dokument empfehlen wir Google Docs.
Prozesse verbessern
Die aktuelle Lage bietet auch Möglichkeiten, sich etwas genauer mit den Prozessen im Betrieb auseinanderzusetzen. Was sind die Kernprozesse, was sind unterstützende Prozesse? Wie verdient Ihr Handwerksunternehmen Geld und kann das auch weiterhin tun? Welche Prozesse müssen neu gedacht oder digitalisiert werden?
All diese Fragen sind bedeutsam für Ihren Betrieb und seine Zukunft. Schon die Beantwortung einer Frage kann sehr wichtig und wegweisend sein. Aus diesem Grund sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese Fragen detailliert und mit einem neutralen Blick zu beantworten. Wenn Sie dazu Hilfe von außen möchten, empfehlen wir unsere kostenlosen eBusiness-Checks!
Fazit
Die Arbeit im Home Office kann, wenn sie richtig angegangen wird, auch für Handwerksunternehmen viele Vorteile bringen. Das Wichtigste ist, dass schnellstmöglich jeder Mitarbeiter die Möglichkeit erhält, effektiv von zuhause aus zu arbeiten. Das kann Stammdatenpflege sein, der Aufbau einer Projektstruktur, die Erstellung einer neuen Website oder oder oder. Die Digitalisierung, die viele Unternehmen nur schleppend annehmen, können Sie jetzt in großen Schritten vorantreiben, ohne dass sie sich zusätzlich negativ auf das Tagesgeschäft auswirkt. Auch die Investitionen können Sie fürs erste niedrig halten. Haben Sie einen Plan erstellt, gibt es häufig auch dazu passende Förderprogramme auf Bundes- oder Landesebene, die Ihnen und Ihrem Betrieb unter die Arme greifen. Kontaktieren Sie uns auch gerne für Informationen zu interessanten Förderprogrammen!
