Viele Menschen haben Stress und Probleme auf der Arbeit, weil sie durch Zeitdruck und nicht erledigte Aufgaben, Deadlines etc. regelrecht erschlagen werden. Das ist glücklicherweise meist kein Dauerzustand, aber kann trotzdem zu Problemen führen – für den Mitarbeiter und den Betrieb. Darum möchten wir heute zeigen, welche Methoden es gibt, um sich selbst erfolgreich zu organisieren – für weniger Stress und mehr Überblick.
Was Selbstorganisation bedeutet
Selbstorganisation heißt, als Mitarbeiter oder oft auch im Team Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen, die in vielen Unternehmen vom Chef getroffen werden. Das setzt voraus, dass die Mitarbeiter gewisse Freiheiten und Kompetenzen haben, ermöglicht aber auch einen reibungslosen Ablauf interner Prozesse. Mitarbeiter übernehmen auch teils höherwertige Aufgaben, sodass Wartezeiten wegfallen und Mitarbeiter in ihrer Arbeit auch bestärkt werden.
Im Unternehmen: Die Vorteile von Selbstorganisation
Der Einsatz von Selbstorganisation im Unternehmen hat mehrere Vorteile:
- Motivation: Mitarbeiter haben nun mehr Verantwortung und bedeutungsvollere Aufgaben, sodass sie sich mehr mit ihrer Arbeit identifizieren und motivierter sind. Die Folgen: weniger Dienst nach Vorschrift und mehr Initiative!
- Mehr Zeit, weniger Stress! Die Mitarbeiter lernen, ihre zugewiesenen Aufgaben strukturierter zu erledigen und lernen auch, diese besser zu organisieren. Dadurch ist der Zeitdruck, der sonst häufig entsteht, nur noch eine Seltenheit und Ziele werden häufiger erreicht. Dadurch hat der Mitarbeiter, aber auch das Unternehmen einen Anteil am Erfolg.
- Reaktionsschnelligkeit: Mitarbeiter können viel besser eigenständig entscheiden und damit auch auf Probleme oder Veränderungen reagieren. Dafür ist eine gewisse Sicherheit nötig, die wiederum ein Verständnis der Arbeitsprozesse voraussetzt. Mitarbeiter müssen also in den Prozessen eingebunden sein, für die sie Entscheidungen treffen und reagieren.
- Transparenz: In einem Unternehmen mit guter Selbstorganisation werden Sie kaum noch eine Antwort wie „Weiß nicht, müssen Sie den Kollegen XY fragen“ bekommen. Die Mitarbeiter arbeiten besser miteinander und tauschen Informationen aus, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie Rückfragen haben, werden diese auch schnell beantwortet und Strukturen im Prozess sind gut sichtbar.
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Was muss man beachten?
Selbstorganisation betrifft einen nicht nur selbst – es geht mehr um eine gute Organisation, für die man selbst Verantwortung übernimmt. Das bedeutet, eine gewissenhafte Arbeitsweise zahlt sich aus.
- Aufzeichnungen und Notizen
- Größtmögliche Einfachheit
- Passende Tools
- Durchführungskompetenz
sind wichtig für eine gute Organisation. Sie sollten nicht wichtiges Wissen horten, sondern es sichtbar, nachverfolgbar und für Kollegen zugänglich machen. Außerdem ist es nicht sinnvoll, komplizierte Prozesse aufzubauen, die nur Sie mit Ihrem Hintergrund verstehen. Sie sollten auch keine prinzipiell nicht gut geeigneten Tools benutzen, wenn Ihre Firma andere verwendet („Das mache ich schon immer mit Programm XY“).
Kritiker könnten jetzt sagen, das bedeute, dass man durch Selbstorganisation besser austauschbar würde. Es geht aber im Gegenteil darum, ein besseres Verständnis für Prozesse aufzubauen und mehr Kompetenzen auszubilden, die man dann gewinnbringend für sich und den Betrieb einsetzen kann. Dadurch bringt der Mitarbeiter einen Wert ins Unternehmen und ist auch in der innerbetrieblichen Wertschöpfung deutlich besser.
Die richtige Anwendung
Wann ist man gut genug organisiert? Das ist eine sehr schwer zu beantwortende Frage. Man kann immer weiter strukturieren, segmentieren oder auch automatisieren, aber irgendwann hat man davon keinen Nutzen mehr. Auch ist es möglich, dass man den Blick für die wirklich wichtigen Aufgaben verliert und sich mit Notizen und „Kleinkram“ verzettelt. Die „Vorgabe“ ist, dass man sich selbst organisiert und damit auch im Team und Unternehmen besser arbeitet. Teilweise werden auch im Betrieb oder Team Methoden oder Tools festgelegt.
Das Ziel ist aber einfach: Sich in die Lage zu versetzen, Dinge ohne zu großen (Zeit-/Organisations-/Arbeits-)Aufwand erfolgreich zu erledigen. „Getting things done“ ist das, was am Ende stehen muss. Dinge erledigt kriegen. Kein „Uff, das schaff ich diese Woche bestimmt nicht mehr“, sondern eher ein „Ja, das kann ich zwischen der Bauabnahme und der nächsten Baustelle am Donnerstag machen“ – mehr Transparenz, mehr Überblick, mehr effektive Zeit.
Kontinuierliche Verbesserung
In der Regel ist es nicht leicht, die Maßnahmen zur Selbstorganisation auch auf Dauer durchzuhalten. Das erfordert nicht nur Disziplin, sondern auch Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft und sogar eine gewisse Frustrationstoleranz. Denn nicht alles wird plötzlich glatt laufen, nur weil Sie sich oder Ihren Betrieb besser organisieren.
Lernen Sie, mit ToDo-Listen und Fristen zu arbeiten, ohne sich davon stressen zu lassen. Lernen Sie, Organisations-Tools einzusetzen, um den Überblick zu behalten. Nach und nach werden Sie sich an diese Umstellungen gewöhnen und es tritt eine Verbesserung ein. Außerdem ist es auch hilfreich, sich Notizen zu machen, wenn man z. B. eine Frist deutlich verfehlt hat. Das heißt, man hat den Arbeitsaufwand falsch eingeschätzt, zu wenig Puffer eingeplant oder ähnliches. Durch diese Transparenz in den Prozessen können Sie auch viel einfacher Gegenmaßnahmen ergreifen und Ihren Erfolg „tracken“.
Oft ist es nämlich so, dass die Dauer einer Arbeit grob geschätzt wird (wenn möglich auf Erfahrungswerten basierend) und dann weder eine konkrete Frist gesetzt wird, noch gegengesteuert wird, wenn sich absehen lässt dass diese nicht erfüllt wird. Dies ist eine der Verhaltensweisen, die Sie mit Selbstorganisation verbessern können.
Fazit
Selbstorganisation ist ein Prozess, der immer weiter läuft und den Sie für sich auch überwachen müssen. Sonst schleichen sich Nachlässigkeiten ein und man kehrt zu alten Verhaltensmustern zurück. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, die Methoden anzuwenden und auch so anzuwenden, dass die guten Ergebnisse sichtbar werden. Dass Mitarbeiter motivierter und weniger gestresst sind, dass es mehr Durchblick im Unternehmen über die diversen Aktivitäten gibt und dass die Teams schnell auf Input reagieren. Wenn Sie das schaffen, haben Sie selbst und ihre Mitarbeiter eine bessere, erfolgreichere und schönere Zeit auf der Arbeit!
