Handwerksbetriebe sind einer der Motoren der deutschen Wirtschaft – sie sind zahlreich, facettenreich und sehr unterschiedlich. Aber die meisten sind auch klein und ächzen unter dem Druck, mit der Zeit zu gehen und das Geschäft zu digitalisieren. Saubere, schnelle Abläufe sind das A und O und lassen sich mit Digitalisierung gut umsetzen. Teils fehlt es an Kenntnissen oder Kompetenzen, aber fast immer fehlt es an Zeit. Darum möchten wir im heutigen Artikel zeigen, wie Sie auch Zeit sparen können – MIT Digitalisierung!
Die Abläufe – was tun?
Generell betrachtet gibt es in jedem Betrieb Kernprozesse und unterstützende Prozesse. Mit Kernprozessen erbringt das Unternehmen Dienstleistungen, produziert und verkauft Produkte und verdient Geld. Außerdem fallen auch administrative Arbeiten teils unter die Kernprozesse, etwa das Dokumentenmanagement.
Unterstützende Prozesse sind Abläufe, die dafür sorgen, dass die Kernprozesse reibungslos laufen. Das kann Logistik und Materialbeschaffung sein, Zeitplanung und diverse andere Dinge. Diese Prozesse sind nicht unwichtig! Wenn sie ausfallen, hält sich das Unternehmen aber noch am Leben – erst wenn die Kernprozesse sich verabschieden, wird es richtig gefährlich.
Falls Sie keinen Überblick über die laufenden Prozesse und deren Verknüpfungen haben, sollten Sie diesen erstellen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie Abläufe digitalisieren möchten oder nicht, denn dieser Überblick hilft bei der Unternehmenssteuerung. Die entscheidende Frage ist nach Aufstellung dieser Prozesse: Was möchten Sie digitalisieren? Und wo ergibt es am meisten Sinn?
Die Qual der Wahl: Der Einstieg
Hier angelangt, hat der Handwerksunternehmer oft die Qual der Wahl. Wollen Sie
- Ein Warenwirtschaftssystem zur digitalen Betriebsdatenerfassung etablieren?
- Ein Dokumentenmanagementsystem mit Auftragsbearbeitung einführen?
- Eine Unternehmenswebsite mit Online-Shop oder Konfigurator?
Oder doch etwas anderes umsetzen? Digitale Zeiterfassung, Cloud-Lösungen zur Datenspeicherung und -verarbeitung etc. Was Sie und Ihr Betrieb brauchen, kann sich leider von dem unterscheiden, was Sie und der Betrieb wollen oder realistisch umsetzen können. Daher empfehlen wir, die möglichen Maßnahmen nach Dringlichkeit und Realisierbarkeit zu bewerten. Dazu sollten sich sowohl der Chef als auch einige Mitarbeiter äußern. Das hat folgenden Grund:
- Die Mitarbeiter müssen bei Digitalisierungsmaßnahmen so früh wie möglich mit einbezogen werden
- Chef und Mitarbeiter haben oft unterschiedliche Perspektiven
- Die Mitarbeiter sollen ihr Wissen einbringen und müssen diese Maßnahmen auch umsetzen.
Lösungen suchen und finden
Ist dies diskutiert und abgeschlossen, machen Sie sich an die Lösungen. Hier muss man oft etwas suchen, bis man fündig wird – auch eine Beratung kann Sinn machen und viel Zeit sparen. Gerne können Sie z. B. einen unserer kostenlosen eBusiness-Checks buchen, damit wir die Potenziale Ihres Unternehmens mit Ihnen analysieren und besprechen.
Nachdem Sie dies erledigt haben, folgt oft die nächste Frage: Insellösung oder gleich eine größere, vernetzte Software? Diese Frage ist nie leicht zu beantworten und hängt auch stark von den Prozessen und Zielen Ihres Betriebs ab. Während Insellösungen einzelne, kleine Softwares sind, die meist nur eine bestimmte Sache gut können, sind größere ERP-Systeme in der Lage, das gesamte Unternehmen zu vernetzen. Die Frage ist, ob Sie das wollen, ob die Mitarbeiter damit zurechtkommen werden – und ob es zeitlich umsetzbar ist. Denn die Einführung einer großen ERP-Software braucht viel Zeit, oft mehrere Monate. Erst danach fängt das Unternehmen an, so gut wie zuvor und dann stetig etwas besser zu arbeiten.
Insellösungen dagegen sind schnell organisiert. Wenn Sie nur eine Zeiterfassung oder ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Personalplanungssoftware möchten, gibt es genügend Alternativen. Teilweise sind diese sogar kostenlos, allerdings können sich die Vorteile höherpreisiger Produkte auch sehr bemerkbar machen. Sogar KI-gestützte Lösungen wie getaiplan zur Mitarbeiterplanung sind inzwischen verfügbar und können echte Mehrwerte liefern.
Fazit
Die richtige Digitalisierungsstrategie für Ihre Handwerksprozesse zu finden ist keine leichte Aufgabe. Zeit-, Geld- oder Personalmangel schränken besonders die kleineren Betriebe ein. Das Problem ist, dass gerade diese Betriebe anfangen müssen, in Zukunftstechnologien zu investieren. Kostenlose Beratung ist oft ein guter Start, zudem helfen auch verschiedene Förderprogramme wie go-digital beim Umsetzen der richtigen Strategie und Maßnahmen. Möchten Sie eines dieser Angebote annehmen oder auch einfach zusätzliche Informationen, sprechen Sie uns gerne an!
