MeisterTask ist ein immer beliebter werdendes Tool zum Projekt- und Aufgabenmanagement. Doch wo liegen seine Stärken, was kann einen Anwender überzeugen? Wir zeigen, welche Vorteile es bringt.
Grundlegendes zu MeisterTask und Projektmanagement
MeisterTask ist ein sehr einsteigerfreundliches und intuitiv bedienbares Tool, das die KANBAN-Methode nutzt. Das bedeutet, man erstellt Aufgaben-Kärtchen, die man in einer Spaltentabelle verschieben kann. Die Aufgaben haben einen Titel, eine Beschreibung und können Checklisten enthalten. Die Möglichkeit, mehrere Checklisten in eine einzelne Aufgabe zu integrieren, wird aktuell von MeisterLabs angegangen. Neben diesen Feldern gibt es noch die Möglichkeit, Kommentare zu verfassen – mit einer Naming-Funktion für bessere Kommunikation – und Dateien hochzuladen. Wird also ein Projektmitarbeiter namentlich via „@“ genannt, erhält er eine Benachrichtigung und es wird der entsprechende Kommentar angezeigt. Damit verfügen Sie über alle wichtigen Funktionen schon in der Basisversion von MeisterTask. In der Business-Version (dazu gleich mehr) haben Sie außerdem die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder anzulegen. Das können z. B. Kontaktdaten zu Kunden sein oder andere wichtigen Informationen, für die sonst kein Platz wäre. Die Benennung der Felder ist frei wählbar, Sie haben also freie Hand und viele Anpassungsmöglichkeiten. In der Tabelle können Sie Automationen hinterlegen, die in Kraft treten, sobald eine Aufgabenkarte in die entsprechende Spalte gezogen wird. Mit diesem ab der Pro-Version verfügbaren Feature können Sie automatisch beispielsweise eine Zeiterfassung starten, die Aufgabe einem definierten Projektmitarbeiter zuweisen oder eine Mail versenden. Wenn Sie wissen möchten, inwiefern es in Ihrem Handwerksbetrieb Sinn macht, Prozesse zu digitalisieren und eine Lösung wie MeisterTask zu benutzen, buchen Sie gerne unseren kostenlosen eBusiness-Check.
Unterschiedliche Modelle: Umfänge und Anwendung
MeisterTask verfügt über eine kostenlose Basisversion und drei weitere Versionen, die man im Abo-Modell zu unterschiedlichen Preisen (aktuell: Pro 8,25 €, Business 20,75€ und Enterprise individuell) pro Benutzer und Monat erwerben kann. Dadurch kann man ohne Risiko die Funktionalität testen und anschließend entscheiden, ob man doch etwas Geld ausgeben möchte, um zusätzliche Möglichkeiten im Projektmanagement zu haben. Wir empfehlen zumindest die Pro-Version, damit man Projekte sinnvoll managen kann. Auch die bald verfügbaren Wiederkehrenden Aufgaben versprechen Effizienz und Zeitersparnis.
Zusammen stark: MeisterTask und MindMeister
Zusammen mit MeisterTask kann man auch das Tool MindMeister aus dem Hause MeisterLabs nutzen. Es ermöglicht Ihnen, sogenannte MindMaps zu erstellen (analog MindJet MindManger zum Beispiel) und bietet die Option, diese Maps zu teilen und auch mit einem MeisterTask Projekt zu verknüpfen. Dadurch ist es möglich, aus Notizen Aufgaben zu generieren und zuzuweisen. Somit ist MindMeister ein perfektes Werkzeug zum Start eines Projektes, in dem Sie ganz einfach z. B. im Rahmen eines Brainstormings Ideen entwickeln können. Diese werden dann übersichtlich dargestellt, sind stets auch mithilfe der Web-App aktuell und veränderbar und verknüpfen die Planungs- mit der Durchführungsphase. In der Durchführungsphase profitieren Sie dann von der Power von MeisterTask! Dank dieser Kombination ist es möglich, ein Projekt von A-Z mit effizienten Methoden aufzubauen, zu managen, bei Bedarf auch zu analysieren und fertigzustellen.
Die Vorteile dieser Kombination gehen aber noch weiter:
- Zugriff auf MeisterTask via MindMap Editor
- Verbindung von Maps mit Projekten oder schnelle Erstellung neuer Maps.
- Projekte werden automatisch mit allen Mitarbeitern aus der Map geteilt
- Exportmöglichkeiten und Synchronisation: Aufgaben, Notizen, Abgabetermine etc. können Sie nun sowohl in MindMeister als auch in MeisterTask sehen
- Doch mal ungünstig geplant? Wandeln Sie Aufgaben in Projekte um und verknüpfen Sie Maps damit!
Darüber hinaus können Individuelle Workflows entwickelt werden, um besonderen Anforderungen des Projekts gerecht zu werden und eine nahtlose Kommunikation zu ermöglichen. Sie können Aufgaben farblich markieren und auch mit Prioritäten versehen oder auch einen Fokus setzen.
Projektmanagement: MeisterTask vs. Trello und Co.
Inzwischen gibt es eine weite Bandbreite an Angeboten und Lösungen für Projektmanagement. Viele davon haben große Ähnlichkeiten, auch wenn eine unterschiedliche Philosophie dahinterstecken mag. Monday.com, factro.de, Trello, Asana und viele andere streiten sich um den Platz an der Sonne. MeisterLabs hat sich selbst zur Aufgabe gemacht, Nutzern von Trello, Asana oder Wunderlist den Wechsel so einfach wie möglich zu machen. Über eine .csv-Datei können Sie Ihre Daten aus diesen Diensten zu MeisterTask importieren. Wer an einem detaillierten Vergleich zu Trello interessiert ist und Englisch – oder zumindest den Google Übersetzer – beherrscht, wird hier fündig. Bei einem solchen Angebot stellt sich jedoch die Frage: Wie kann ich MeisterTask optimal nutzen, bzw. wozu ist MeisterTask konzipiert? Das beantworten wir im folgenden Abschnitt.
Tasks als Fokus
Wie der Name schon sagt, konzentriert sich MeisterTask auf Tasks, also bestimmte Aufgaben. Der Gedanke dahinter ist, dass eine Transparenz herrschen soll, wer welche Aufgaben übernimmt, damit Projekte gut gesteuert und erfolgreich abgeschlossen werden können.
Das bedeutet, dass MeisterTask prinzipiell nicht den Fokus auf Organisation setzt – auch wenn man es dazu benutzen kann. Die primäre Funktion sind die Aufgabenkarten, die man für ein Projekt innerhalb eines Boards abarbeitet. Sowohl innerhalb des Projekts als auch im Dashboard ist dies sehr übersichtlich dargestellt:
Den Tasks kann man Fälligkeitsdaten zuweisen etc., sodass ein Projekt auch mit wenigen Klicks zeitlich durchstrukturiert werden kann. Außerdem kann man zwischen den unterschiedlichen Tasks Beziehungen herstellen, sodass z. B. ein Task einen anderen blockiert. Das bedeutet, dass Sie erst Aufgabe A abschließen müssen, bevor Aufgabe B gestartet werden kann.
Projekte mit MeisterTasks managen
MeisterTask ist leicht erlernbar, visuell gut umgesetzt und auch für Projektorganisation, Kommunikation und Übersichtlichkeit eine gute Lösung. Projekte mit MeisterTask zu managen ist intuitiv, aber sie optimal zu managen ist für Einsteiger oft noch schwierig. Aus diesem Grund gibt es MeisterTask Workshops, die ein Angebot an Sie sind und darauf abzielen, innerhalb eines Workshops erste Grundlagen zu erarbeiten. Das können z. B. individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Projektboards sein, oder auch bestimmte Workflows, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Handwerksbetrieb viel Zeit sparen! Die vielfältigen Optionen wie das Einstellen der Benachrichtigungen und die Nutzung eines Ampelsystems zur Verfolgung des aktuellen Fortschritts entfalten erst in der sinnvollen Kombination ihre maximale Wirkung. Besonders der Einsatz von Automatisierungen kann hier eine große Hilfe sein, um Prozesse effektiv und effizient aufzubauen. Das bedeutet auch, dass die bestehenden analogen Prozesse noch einmal analysiert werden, bevor sie in die Digitale Welt übertragen werden. Auch bei diesem Schritt ergeben sich häufig noch Potenziale, unter anderem auch dadurch, dass digitale Daten deutlich einfacher übertragen und weiterverarbeitet werden können.
Was MeisterTask zu einer sehr guten Projektmanagement-Lösung macht ist nicht nur die Integration mit MindMeister, sondern auch der Umstand, dass Sie Daten ganz einfach von überall aus bearbeiten können. Durch Cloud-Speichertechnologie und schnelle Synchronisation können Sie mobil per Webbrowser oder App auf Ihre Projekte und Maps zugreifen und diese in Echtzeit bearbeiten. Sind zwei oder mehr Mitarbeiter gleichzeitig in einer Map, wird der sogenannte „Brainstorming-Modus“ gestartet. Man sieht, an welchem Punkt in der Map sich die anderen Mitarbeiter befinden und kann sich problemlos koordinieren.
Kundenmanagement mit MeisterTask
Viele Unternehmen haben noch kein Kundenmanagementsystem, das mit anderen Systemen in der EDV interagiert. Es werden im Handwerk viele Branchenlösungen eingesetzt, die oft auch ihre Berechtigung haben dank spezieller Funktionalitäten. Je nach Komplexität der Anforderungen Ihres Betriebs kann MeisterTask auch ein vollwertiges Kundenmanagementsystem (CRM-System) sein. Besonders die benutzerdefinierten Felder und Automatisierungen sind hier eine große Hilfe. Automatisch Mails versenden zu können spart speziell im Umgang mit Kundendaten eine Menge Zeit. Über unterschiedliche Spalten und die Nutzung von zusätzlichen Tags lassen sich Kundendaten effizient verwalten. Auch die Dokumentation der Vorgänge ist damit sichergestellt: selbst wenn Sie Aufgaben oder Daten archivieren können Sie darauf immer noch zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen. Durch die intuitive Visualisierung haben Sie schnell einen Überblick und können auf Probleme reagieren, oder speziell bei zeitkritischen Aufgaben nachhaken. Die Möglichkeiten sind fast unbegrenzt, probieren Sie es aus!
Fazit
MeisterTask ist einfach, schnell, transparent und übersichtlich. Mit welchen Features Sie arbeiten, welche Automationen sie z. B. nutzen, oder wie Sie Projekte und Maps strukturieren, ist dabei ganz Ihnen überlassen. Um Ihnen eine erste Vorstellung davon zu geben, wie Sie MeisterTask nutzen können, bieten wir Workshops und auf Wunsch auch eine darauffolgende Individualberatung an.
