Seit inzwischen ein paar Monaten ist die Aufgabenmanagement-Software MeisterTask nun mit der Version 2.0 verfügbar. Genug Anlass für uns, Dich über die vielen Möglichkeiten zu informieren, die sie nun bietet! Dazu zeigen wir Dir, warum wir MeisterTask selbst auch nutzen, und welche Gründe es dafür gibt.
Kurz gesagt: MeisterTask ist ein Werkzeug zur Verwaltung von Aufgaben. Das ist aber noch nicht alles! Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung – alles mobil verfügbar und in Echtzeit aktuell. MeisterTask legt Wert auf Einfachheit, aber auch Transparenz und Fokus. Es ist als App sowohl für Desktop als auch Tablet und Smartphone verfügbar und darüber hinaus als Browseranwendung, sodass man mit einfachsten Mitteln darauf zugreifen kann.
Was kann MeisterTask für mich leisten?
Eins vorweg: Die Möglichkeiten sind extrem vielfältig!
Mit MeisterTask kannst Du Projekte erstellen, Deine Mitarbeiter zu diesen Projekten einladen und Aufgaben erstellen und zuweisen. Innerhalb der Aufgabe lassen sich ganz intuitiv eine Beschreibung, eine Checkliste, Dateianhänge und Kommentare einsehen und verwalten. Über eine namentliche Nennung mit dem „@“-Symbol erhält man wie bei gängigen Messenger-Diensten auch eine Benachrichtigung. So bleibt man immer problemlos auf dem aktuellen Stand!
MeisterTask ist eine Lösung, die für Teams, aber auch kleine bis mittelgroße Unternehmen wie es sie im Handwerk häufig gibt, die richtige Umgebung schafft. Wer Tools wie Trello, Asana oder Evernote kennt, den wird MeisterTask begeistern!
Funktionsweise
MeisterTask funktioniert nach dem sogenannten Kanban-Prinzip, was so viel wie Karte oder Tafel bedeutet und sich ursprünglich auf die Steuerung von Produktionsprozessen bezieht. MeisterTask bietet einen „digitalen Behälter“ an, in dem Du die unterschiedlichen Karten mit Aufgaben zuordnen kannst. Üblicherweise gibt es drei Kategorien: Offen, In Arbeit und Abgeschlossen. Da das alles sehr theoretisch klingt, hier ein Bild um zu zeigen wie einfach es ist:
Wie oben zu sehen kannst Du auch neue Behälter erstellen und nach Wunsch benennen. Deine angelegten Aufgaben lassen sich dann einfach innerhalb der Behälter mit gehaltener Maustaste verschieben (Drag & Drop). So kannst du auch ganz schnell neue Aufgabe erstellen und verwalten, ohne dabei wertvolle Zeit zu verlieren!
Für Handwerker, die häufig mit mehreren Mitarbeitern an unterschiedlichen Projekten arbeiten und auf eine schnelle und gute Übersicht und Kommunikation angewiesen sind, ist MeisterTask daher eine tolle Lösung!
MeisterTask hatte in Version 1.x noch leichte Defizite in Performance und Schnelligkeit – diese sind nun behoben! Die fünf wichtigsten Neuerungen siehst du hier:
• Performance: Schnelles Arbeiten!
• Benachrichtigungen und Aufgaben sind sofort getrennt sichtbar
• Du hast nun eine kleine Checkliste nur für dich und kannst daraus Aufgaben erstellen
• Detaillierte und übersichtlichere Projektverwaltung mit Filtermöglichkeit
• Businessversion: Benutzerdefinierte Felder
• inzwischen sind auch mehrere Checklisten innerhalb einer Aufgabe möglich.
Darüber hinaus ist angekündigt, dass es bald möglich sein soll, sich wiederkehrende Aufgaben einzurichten. Ein weiterer Punkt an dem gearbeitet wird, sind mehrere Hierarchieebenen innerhalb einer Aufgabe.
Die Zehn Gründe für MeisterTask
1. Geniales Duo: MeisterTask + MindMeister
MeisterTask bietet eine ganz einfache Verbindung mit der MindMeister Software. Die Lösungen stammen beide aus dem Hause MeisterLabs und unterstützen sich gegenseitig, um verschiedene Anforderungen der Anwender zu erfüllen. Mit MindMeister erstellen Sie ganz einfach Karten („Mind-Maps“) zu bestimmten Themen oder Projekten. Dies lässt sich z. B. zu Projektbeginn ideal zu einem kreativen Brainstorming nutzen. Ausgehend von einem zentralen Begriff können Sie unterschiedliche Ideen, Notizen und Verzweigungen anlegen. Diese Maps können im Team geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Der Clou: Aus den Einträgen in der Karte in MindMeister lassen sich mit zwei Klicks Aufgaben in MeisterTask generieren! Außerdem eignet sich MindMeister auch perfekt z. B. zur Protokollierung kreativer Meetings.
2. Automatisierungsmöglichkeiten
MeisterTask bietet die Möglichkeit, bestimmte Aktionen mit einem digitalen Behälter zu verbinden. Sobald Du eine Aufgabe in diesen Behälter verschiebst, wird die Automatisierung (oder auch mehrere) angewandt. So kannst Du beispielsweise eine Zeiterfassung starten oder stoppen, eine Aufgabe automatisch abschließen, eine Mail zu einer hinterlegten Adresse senden etc. Beispiel: Du hast eine Aufgabe abgeschlossen und verschiebst sie in den Behälter „Abgeschlossen“. Durch die Automatisierung wird nun deine Office365-Gruppe benachrichtigt, dass die Aufgabe erledigt ist. So kann nahtlos weitergearbeitet werden. Durch Automatisierung ist es auch möglich, nicht nur Office 365 sondern auch Dienste wie Slack zu verbinden und dort Nachrichten zu verschicken. Darüber hinaus ist es möglich, das Fälligkeitsdatum zu aktualisieren, mit Tags zum Filtern zu arbeiten und vieles mehr. Damit bietet MeisterTask auf dieser einfachen Grundlage sehr gute Automatisierungsmöglichkeiten!
3. Übersichtlichkeit und Design
Was als Erstes auffällt, wenn man von z. B. MS Planner auf MeisterTask umsteigt ist die gute und saubere Visualisierung. Alles ist sehr aufgeräumt, klein gehalten, sinnvoll strukturiert und insgesamt sehr intuitiv. Dies ist auch einer der Aspekte, die den Machern von MeisterLabs am Herzen liegen. Neben aller Funktionalität muss immer eine gewisse Einfachheit gewahrt werden. So lassen sich auch schnell Projekte mit Partnern bearbeiten, die keine Vorkenntnisse in der Anwendung von MeisterTask haben. Kurzum: MeisterTask ist schön und effektiv!
4. Einfache und schnelle gemeinsame Abstimmung
Egal ob Neuling oder erfahrener Nutzer: MeisterTask lässt es sich von jedem Anwender mit Erfolg nutzen. Du hast ausgehend vom Punkt deiner Wahl (Browser, Smartphone, Tablet…) zu jeder Zeit direkten Zugriff und kannst Inhalte und Entwicklungen auch ganz einfach mit anderen teilen. Mit einem Klick erhält man z. B. eine Benachrichtigung über fehlendes Material, oder den erfolgreichen Abschluss eines Arbeitsschrittes. Dadurch ist es nicht mehr nötig, innerhalb eines Projektes x E-Mails zu schreiben und zu verschicken – mit einer passenden Automatisierung geschieht alles auf Knopfdruck!
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, zusammen mit Kunden an einem MeisterTask Projekt oder einer MindMap zu arbeiten. Auf Wunsch lässt sich damit auch eine große Transparenz gegenüber dem Kunden umsetzen. Solche Übersicht und Anwenderfreundlichkeit kann im Zweifel den Ausschlag geben, ob man ein Projekt bekommt oder nicht!
5. Standort Deutschland und internationale Ausrichtung
MeisterLabs ist ein deutsches Unternehmen, das inzwischen seinen Hauptsitz in Wien hat und auch in Amerika einen Standort unterhält. Inzwischen nutzen fast 10 Millionen Menschen weltweit MeisterTask und besonders mit dem Erfolg von MeisterTask 2.0 wird diese Zahl weiter steigen. Auch im Hinblick auf Datenschutz und IT-Compliance gibt es hier ein wichtiges Detail: Das Unternehmen spricht Deutsch, sodass eine Einhaltung der DS-GVO deutlich einfacher wird, als das bei vielen anderen Unternehmen der Fall ist. Mit MeisterTask sind Sie sicher aufgestellt! Wer sich eine rechtssichere “Buchführung”, einfaches Aufgabenmanagement und eine gute Risikokontrolle wünscht, für den ist MeisterTask die perfekte Wahl!
6. Integrationsmöglichkeiten: Teams, Zapier etc.
Neben der Möglichkeit zur Verbindung von MeisterTask mit Google, Facebook, Office 365 etc. gibt es auch Integrationen. Das bedeutet, dass Du z. B. wenn Du Microsoft Teams nutzt, es mit MeisterTask kombinieren und MeisterTask als Tab zu Deinen Kanälen hinzufügen kannst, um Aufgaben und Projekte direkt neben den laufenden Unterhaltungen zu verwalten. Unterstützt werden auch viele andere Tools wie Dropbox, Zapier, Hangouts, Google Drive, IFTTT oder Zendesk.
Mehr zum Thema Integrationen findest Du hier.
7. Du willst wechseln? Daten einfach übertragen!
Daten aus anderen Lösungen zur Aufgabenverwaltung wie Trello und Co können ganz einfach in MeisterTask integriert werden. So musst Du nicht alle Karten, Termine etc. neu anlegen, sondern kannst kurz darauf in Deiner MeisterTask-Anwendung Deine schon erstellten Projekte und Aufgaben verwalten. Viele Benutzer verwenden mehr als eine Lösung zur Projektorganisation und Aufgabenverwaltung – mit MeisterTask bekommt man ein rundes Paket mit allen wichtigen Funktionen.
8. Mit MeisterTask bist Du immer problemlos mobil
MeisterTask ist auch als mobile App für iOS und Android verfügbar und kann auch problemlos auf Tablets installiert werden. Sogar die Apple Watch wird unterstützt. So bist Du in Echtzeit über alle Entwicklungen Deiner Projekte wie neue Aufgaben, Kommentare und mehr auf dem Laufenden!
9. Stetige Weiterentwicklung – immer am Puls der Zeit
Besonders durch das Update auf Version 2.0 zeigt MeisterLabs, dass ihnen das Feedback der Kunden wichtig ist und sie auf deren Bedürfnisse eingehen. Als Kunde erhält man einen effektiven und kompetenten Support für ein Produkt, das immer weiter verfeinert wird. Du vermisst eine Funktion in MeisterTask? Setze dich mit dem Support in Verbindung. Du wirst sehen, dass sie wahrscheinlich schon an einer Lösung arbeiten oder interessiert sind, sie bereitzustellen. Schnelle Antworten sind an der Tagesordnung, die Erreichbarkeit ist sehr gut. Besonders in der Zeit von nervigen Computerstimmen in Supporthotlines bietet MeisterLabs hier eine gute und kundenfreundliche Lösung. Und damit verbessern sie auch ihr eigenes Produkt!
10. Nicht nur ein Produkt, sondern auch eine Philosophie
MeisterLabs möchte die Welt kreativer und produktiver machen. Dazu verwalten sie auch einen immer aktuellen Blog, in dem sie über neue und wichtige Themen sprechen. Auch renommierte Experten äußern sich auf diesem Blog und diskutieren beispielsweise darüber, wie sich Gewohnheiten auf eine Zielsetzung auswirken. Oder genauer: Neue Gewohnheiten zu formen, um seine Ziele besser und einfacher zu erreichen! Unabhängig von einem Produkt kannst Du hier wichtige Denkanstöße für Dein Unternehmen oder dich persönlich gewinnen.
Kosten: Wenn ja, wie viel?
Grundsätzlich ist MeisterTask kostenlos. Das heißt, Du kannst eine kostenlose Version herunterladen und installieren und fast alle Funktionen ausprobieren. Es gibt darüber hinaus eine Pro- bzw. Business-Version, die über ein paar Zusatzfunktionen wie benutzerdefinierte Felder verfügt. Wir empfehlen mindestens die Pro-Version, da diese die Möglichkeit zu Automatisierungen bietet und außerdem Dateianhänge bis 200 MB erlaubt! Außerdem kannst du dann eine unbegrenzte Anzahl an Projekten und MindMaps erstellen. Wenn Du mehr über die Möglichkeiten und Anwendung von MeisterTask wissen möchtest, besuche doch einen unserer MeisterTask Workshops!
Fazit
MeisterTask ist eine Software mit einem sehr guten und vor allem sinnvollen Funktionsumfang. Übersichtlichkeit wird groß geschrieben und an alle wichtigen Features wurde gedacht. Mit seinen über zehn Jahren Erfahrung in der Branche hat MeisterLabs nun ein Produkt geschaffen, das kaum Wünsche offenlässt und sehr einfach und intuitiv zu bedienen ist. Projekte lassen sich mithilfe vieler Möglichkeiten schnell managen und die Organisation wird transparent dargestellt. Wer sich tiefer in MeisterTask und MindMeister einarbeitet, wird noch einige leicht versteckte, aber ebenfalls sehr hilfreiche Möglichkeiten finden (Aufgaben miteinander verknüpfen, Tags für Projekte setzen, Rollen und Rechte setzen etc.).