Wenn wir Handwerker und Vorgesetzte in KMUs im Allgemeinen fragen, was sie eigentlich an Lizenzen für Software bezahlen und ob sie diese auch tatsächlich brauchen (und nutzen!), sieht man oft verdutzte Gesichter. Viele Handwerksbetriebe haben keinen Mitarbeiter, der sich exklusiv um die IT-Infrastruktur im Unternehmen kümmert und sich diesem Punkt annehmen kann. Vor allem innerhalb der gewachsenen Strukturen, die sich in solchen Betrieben etabliert haben, kann man mit dem Ausmisten von Softwarelizenzen richtig Geld sparen!
Sparmöglichkeit 1: Gebrauchte Software
Im Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2016 wird klargestellt, dass Software gebraucht verkauft werden darf, wenn der körperliche originale Datenträger mitgeliefert wird und eine Lizenz zur unbefristeten Nutzung vorliegt. Eine Sicherungskopie darf nur in bestimmten Fällen vom Besitzer angefertigt werden und nur mit Genehmigung des Urheberrechtsinhabers (der meist auch der Hersteller ist) verkauft werden. Davon sollten Sie also im Zweifel Abstand nehmen.
Bezüglich aller anderen wichtigen Punkte können Sie aber ganz beruhigt sein:
- Funktion
- Leistung
- Sicherheit und
- Support
Bleiben erhalten, auch wenn man eine Software gebraucht kauft. Was noch zu beachten ist, sind eventuelle Lizenzrestriktionen – hier müssen Sie leider auch oft das Kleingedruckte lesen.
Dennoch eröffnet dieses Urteil einen gewissen Handlungsspielraum, was gebrauchte Software angeht. Da Handwerksbetriebe und andere KMUs teil auf sehr spezifische Software angewiesen sind, kann sich gebrauchte Software auch richtig lohnen!
Sparmöglichkeit 2: Lizenzen – richtig lesen ist wichtig!
Haben Sie schon einmal eine Kosten-Nutzen-Analyse der unternehmenseigenen Softwarelizenzen erstellt? Lizenzkosten machen einen gewichtigen Teil des IT—Budgets (je nach Unternehmen i. d. R. 25-50%) aus und können oft noch verschlankt werden. Einerseits kann es auf Dauer sinnvoll sein, auf Freeware oder Open Source-Software umzusteigen, die die gewünschten Features bietet. Bei der Gelegenheit können Sie Betriebskosten senken und die betroffenen Prozesse auch noch einmal durchleuchten und optimieren.
Wichtig: Investieren Sie ein wenig Zeit zur Einarbeitung in die Lizenzbedingungen! Dort finden sich nämlich wichtige Angaben, z. B. die mögliche Anzahl der Installationen und vieles mehr.
Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung ist es für Handwerksbetriebe oft eine gute Strategie, auf Cloudlösungen zu setzen. Der große Vorteil ist, dass man dadurch weniger Investitionskosten für Hardware hat und auch der administrative Aufwand geringer ist. Sogar die Performance kann durch Cloud Computing oft gesteigert werden. Die Gefahr dabei ist, Lizenzen für einen bestimmten Zweck doppelt zu bezahlen. Das kann vor allem auf Dauer sehr teuer werden!
Sparmöglichkeit 3: Lizenzen verschlanken
Wer sich erstmal einen Überblick verschaffen möchte, wird feststellen, dass im Unternehmen sehr viele Lizenzen aller Art zu beachten und meist auch zu bezahlen sind. Oft können Sie diese verschlanken und die Lizenzen zum Teil afuflösen. Cloud Computing und auch Open Source-Lösungen werden ebenfalls immer mächtiger und effektiver. Hier muss der IT-Mitarbeiter mit dem Chef abwägen, wie wichtig es ist, ein gesamtes und oft auch teures System zu nutzen, oder ob man mit mehreren kleineren und teils kostenlosen Lösungen besser fährt. In einigen Unternehmen werden auch private Geräte genutzt, um geschäftlich zu arbeiten. Diese Praxis heißt „Bring your own device“ und kann lizenztechnisch zu einem mittelgroßen Alptraum werden. Wir empfehlen Ihnen, hin und wieder etwas Zeit in die Verwaltung und Optimierung Ihrer Lizenzen zu investieren. Damit beugen Sie einerseits solchen Problemen vor, können aber auch in einigen Fällen vierstellige Beträge über das Jahr hinweg sparen.
Risiken
Auch bei KMU gibt es die Möglichkeit, die Situation noch zu verschlimmern. Das kann passieren, wenn Sie ihre Software für Dinge nutzen, die die Lizenz nicht abdeckt und der Hersteller das mahnt. In der Regel passiert dies meist bei Großkonzernen, da es dort auch um Beträge im Millionenbereich gehen kann und sich wirklich lohnt. Dennoch sollten Sie dieses Risiko im Auge behalten und genau ermitteln, wie/wofür Sie Ihre Software nutzen.
Völlig zurecht weisen auch die Kollegen von it-zoom in einem Beitrag auf diese Risiken hin: „Anbieter unterscheiden häufig zwischen CPU-, also Central-Processing-Unit-, computer- oder personenbezogenen Metriken. Erschwerend kommt hinzu: All diese Lizenzen können vielfach als OEM, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenzen erworben worden sein – mit unterschiedlichsten Auswirkungen auf Fristen und Rechte. Weil man in der Praxis einen bunten Mix verschiedener Metriken und Typen antrifft, wird oft nicht zu wenig bezahlt, sondern viel mehr als nötig.“
Anmerkung: Möchten Sie dagegen auf Cloud Computing umsteigen, gibt es einen Umstand zu beachten: Sie mieten die Rechenleistung und Architektur nur. Ist dies keine Dauerlösung für Sie, müssen Sie rechtzeitig einen Weg finden, um die innerhalb der Cloud verarbeiteten Daten weiter nutzen zu können!
Fazit
Softwarelizenzen sind etwas, ohne das heutzutage kaum ein Handwerksbetrieb auskommt. Wer schon etwas in die Digitalisierung investiert hat, kann erahnen, dass es an diesem Punkt noch Verbesserungsbedarf gibt. Weil die genauen Lizenzbedingungen oft kompliziert sind und es auf bestimmte Schlüsselwörter ankommt, sollte man diesen Text nie überfliegen und darauf hoffen, dass alles gut wird. Da dies allerdings oft geschieht, haben kleine Handwerksbetriebe oft zwei Dinge: Kosten und Risiken. Unsere Empfehlung: Beauftragen Sie Ihren IT-affinen Mitarbeiter oder auch einen Dienstleister, um an dieser Stelle gute und günstige Strukturen zu schaffen!
