IT-Compliance ist ein Wort, bei dem man unweigerlich an Datenschutz und Abmahnungen denkt, doch das ist noch nicht alles. IT-Compliance (kurz ITC) deckt einen weit größeren Bereich im Unternehmen ab und kann auch effektiv als Werkzeug für ein erfolgreiches Management von Daten, Dokumenten und Prozessen genutzt werden. Auch und besonders für Handwerksunternehmen lassen sich an diesen Stellen im Betrieb große Potenziale erschließen. Unter der verwandten IT-Governance versteht man die Einbeziehung von Management- und Controllingaufgaben sowie Geschäftsprozessen in den IT-Bereich.
Schaffung von Unternehmenswert und Risikominimierung gesellen sich zu Informationssicherheit, Datenschutz und vielem mehr. Was Ihnen eine gute IT-Compliance an Management-Optionen bietet, lesen Sie hier:
Kommunikationsvorgänge im Unternehmen
Egal ob Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten und Dienstleister. Die Kommunikation im Unternehmen kann durch IT-Compliance sicher und rechtskonform gemanagt werden. Besonders wichtig und effektiv ist sie, wenn Sie in ihrem Handwerksunternehmen schon Systeme zum Kundenmanagement (CRM) einsetzen und dabei wichtige und datenschutzrechtlich bedeutsame Daten verarbeiten. Hier geht IT-Compliance Hand in Hand mit digitalen Geschäftsprozessen und gestaltet diese so, dass die Sicherheit der dabei verarbeiteten und anfallenden Daten gewährleistet wird und z. B. bei einer Prüfung nachgewiesen werden kann. Aber auch wenn man selbst oder ein Kunde sich an eine Absprache nicht mehr erinnern kann, liefert eine unter Gesichtspunkten der IT-Compliance gestaltete Kommunikation idealerweise schon ohne weiteres eine Gedankenstütze.
Unternehmenspräsentation
Vor allem in digitalen Umgebungen sind IT-Compliance-Aspekte wie eine aktuelle Datenschutzerklärung, Impressum, Nutzungsrechte für Bilder etc. ein oftmals unzureichend beachteter Fallstrick. Handwerksunternehmer gehen mit diesen Themen häufig nicht optimal um, sodass an einigen Stellen kleinere und teils auch größere Verstöße stattfinden. Oft ist auch nicht gleich ersichtlich, welche Vorkehrungen getroffen werden müssen, um bestimmte Inhalte z. B. als Handwerksunternehmen in sozialen Medien veröffentlichen zu dürfen. IT-Compliance sichert die komplette digitale Darstellung Ihres Handwerksbetriebs ab. Ganz besonders effektiv ist dies in Verbindung mit einer Online-Marketing-Strategie, die die entsprechenden Inhalte optimal platziert und damit neue und bessere Kunden sowie Fachkräfte für das Unternehmen anwirbt.
Aufbewahrung und Archivierung
Geschäftsbriefe, E-Mails, Belege, generelles Dokumentenmanagement: auch hier gehen IT-Compliance und elektronische Geschäftsprozesse Hand in Hand. Stellen Sie ihre Abläufe so ein, dass sie robust und sicher sind, auch wenn einmal eine Prüfung anfällt oder Sie etwas nachweisen müssen! Darüber hinaus sind Ihre alten Daten durch die systematische Ablage schnell auffindbar und können auch zum Vergleich mit aktuellen Projekten herangezogen werden. Ein digital unterstütztes Löschkonzept verhindert, dass sich Ihre IT einen „Datenbauch anfrisst“. So bleibt die Datenhaltung schlank, ohne dass Aufbewahrungspflichten verletzt und Aufbewahrungsfristen nicht gewährleistet sind. IT-Compliance in diesem Sinne verstanden bedeutet: die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort zu haben.
Dokumentation des IT-Einsatzes
Dies schafft eine bessere Transparenz und Übersicht im Sinne der GoBD und des Datenschutzrechts. Sie haben immer den Überblick darüber, welche Systeme mit welchen Informationen und welchen Berechtigungen laufen, wie sie eingesetzt werden und welche Daten sie speichern und verarbeiten. Dadurch lassen sich Abläufe analysieren und verbessern, zudem werden überflüssige Schnittstellen eingespart. Verbesserte Abläufe und weniger Schnittstellen führen beinahe ganz nebenbei zu einer deutlichen Reduzierung der Fehleranfälligkeit und weniger Fehler bringen mehr zufriedene Kunden, aber auch zufriedenere Mitarbeiter.
Überwachung der Betriebsabläufe
Durch ein internes Kontrollsystem stellen Sie sicher, dass Sie alle benötigten Informationen vollständig, zur rechten Zeit und am rechten Ort haben. Unnötiges wird gar nicht erst beschafft und auf diese Weise keine anderweitig gewinnbringend einzusetzenden Ressourcen verschwendet. Dieses System muss den Anforderungen an die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes entsprechen, daher zahlt sich die Sorgfalt beim Entwurf eines Betriebsablaufs am Anfang spätestens dann aus, wenn man am Ende eine ad hoc benötigte Auswertung mittels eines einzigen Klicks binnen Sekundenbruchteilen auf dem Bildschirm hat. Das reduziert das Risiko, Fehler erst nach einer höchst aufwändigen, mühsamen Suche und zu einem Zeitpunkt zu finden, zu dem eine Rettung der Situation schon nicht mehr möglich ist.
Einspielen erforderlicher Änderungen
In den betrieblichen Alltag. IT-Compliance ist ein Prozess, kein Zustand. Diesen Prozess zielführend aufgesetzt bedeutet, immer auf der Höhe der Zeit zu sein. Sie bleiben auf dem Laufenden, was technische und rechtliche Neuerungen angeht. Über neue Entwicklungen werden Sie informiert und können ihre Mitarbeiter schnell z. B. in Bezug auf neue rechtliche Rahmenbedingungen schulen.
Ihre Möglichkeiten zum erfolgreichen ITC-Einsatz im Handwerk
Sie möchten die Möglichkeiten Ihres Unternehmens auf den Einsatz von IT-Compliance hin prüfen? Oder Sie haben Bedenken, ob alle wichtigen rechtlichen Verpflichtungen in der digitalen Präsenz Ihres Handwerksunternehmens abgedeckt sind? Sie möchten weitere Informationen und interessieren sich für Fördermaßnahmen zum Ausbau ihrer IT-Compliance? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Unser Angebot umfasst neben kostenlosen Informationen für Handwerksbetriebe auch den kostenlosen IT-Compliance-Check, mit dem unsere Experten Ihr Unternehmen prüfen und Ihnen dann eine Rückmeldung über die vorhandenen Potenziale und erste Vorschläge für Maßnahmen an die Hand geben.