Videokonferenzen und Webinare
Videokonferenzen und Webinare sind dank Corona immer beliebter und viele Unternehmen entdecken ihre Vorteile auch außerhalb der Krise für sich. Wir möchten in unserem heutigen Beitrag darauf eingehen, warum Videokonferenzen auch nach der Krise ein wichtiges Werkzeug bleiben sollten und wie man sie so effektiv wie möglich nutzt!
Einer der größten Vorteile ist, dass man sich sieht und Gespräche Auge in Auge führen kann. Dadurch ist die Kommunikation intensiver und konzentrierter als am Telefon und man erhält einen besseren Eindruck davon, wie das Besprochene wirkt.
Außerdem kann man eine Videokonferenz relativ spontan abhalten – es gibt keine Anfahrtswege, Sie benötigen nur ein bisschen Vorbereitungszeit zur Durchführung.
Dank der entfallenen Abstimmung vor Ort, bei der oft auch gar nicht alle relevanten Personen anwesend sein können, fällt die Abstimmung untereinander auch leichter und wird vereinfacht. Wichtige Informationen gehen nicht verloren, weil jemand vergisst sie im Nachgang an die fehlende Person zu senden.
Während einer Videokonferenz kann man außerdem meist auch gut Notizen machen, sodass wichtige Stichpunkte nicht übersehen werden und man für sich den größtmöglichen Nutzen erhält.
Im folgenden Abschnitt möchten wir kurz auf die diversen Software-Tools eingehen, die Ihnen für Videokonferenzen zur Verfügung stehen.
Die Tools
Aufgrund der diversen unterschiedlichen Preismodelle und Funktionen möchten wir hier nicht im Detail auf alle Unterschiede eingehen, sondern eine eher generelle Einordnung treffen, die Sie als Entscheidungsgrundlage für einen Anbieter nutzen können.
Clickmeeting
Clickmeeting ist eine beliebte und sehr professionelle Lösung mit vielen Möglichkeiten zur Veranstaltung von Webinaren. Sie bietet viele Funktionen und ist eher auf den bereich Online-Marketing ausgerichtet. Clickmeeting können Sie nutzen, wenn Sie hohe Ansprüche haben z. B. um Präsentationen vorab zu speichern, oder sogar um digitale Produkte zu vermarkten und zu verkaufen. Auch die Bereitstellung von Warteräumen ist ein sinnvolles Feature, das den Ablauf für den Vortragenden und die Teilnehmer erleichtert. Dadurch können Sie noch Einstellungen an der Technik vornehmen, die vorbereitete Präsentation testen etc.
Persönliche Erfahrung: Viele Funktionen, gute Bedienbarkeit, kleinere technische Mängel (Audioprobleme für einzelne Nutzer).
GoToMeeting
GoToMeeting ist ebenfalls sehr verbreitet und bietet alle wichtigen Funktionen zur Planung und Durchführung von Meetings. Analog dazu ist auch GoToWebinar verfügbar. GoToMeeting ist eine etablierte, solide Software mit kaum Schwächen. Man kann sich z. B. problemlos auf per Telefon in ein Meeting einwählen oder sogar an einer Konferenz teilnehmen.
Sie können Ihr Meeting per Software oder App oder Outlook-Plugin planen und verwalten – GoToMeeting ist einfach zu bedienen und für alle gängigen Oberflächen verfügbar.
Persönliche Erfahrung: Solide Planung von Meetings, wir bevorzugen die Desktop-App.
Teams
Microsoft Teams ist die schlankste Lösung und auch die günstigste – als eigenständiges Programm ist es sogar kostenlos, wir empfehlen aber stets, es im Rahmen eines Microsoft 365-Abos (vorher Office 365) zu nutzen. Erst damit kommen seine Stärken in Verbindung mit anderen Microsoft Apps voll zur Geltung. Neben spontanen Besprechungen können Sie hier auch Besprechungen in diversen Teams planen. Typische Funktionen wie Chat, Whiteboard oder auch Handmeldung sind auch in Teams integriert, sodass Nutzer die gewohnten Möglichkeiten haben.
Teams ist vielleicht nicht die beste Meeting-Software, erlaubt Ihnen aber, all ihre Projekte innerhalb der Microsoft 365-Welt zu steuern und zu verwalten. Mit Outlook, MS Planner, OneNote und anderen populären und modernen Softwarelösungen können Sie Ihr Unternehmen digital aufstellen. Erfahrenere Nutzer profitieren mit Apps wie MS PowerAutomate von den Digitalisierungsmöglichkeiten für Ihre Geschäftsprozesse.
Persönliche Erfahrung: Geeignet besonders für die Nutzung bei kleineren Meetings; wer andere Softwares gewohnt ist vermisst evtl. einzelne Funktionen wie Telefoneinwahl. Technisch sauber und DS-GVO konform, Bedienung wie bei Skype.
Zoom
Zoom ist eine einsteigerfreundliche Software für Videokonferenzen, mit leichten Schwächen im Datenschutz. Nach heftiger Kritik Anfang des Jahres haben die Entwickler im April entschieden, drei Monate lang keine neuen Funktionen zu veröffentlichen, sondern stattdessen die aktuellen Probleme in den Griff zu bekommen. Das hat auch erste Wirkung gezeigt, ist jedoch noch nicht vollständig – diese Frist dauert noch bis Ende des Monats an. Wie bei den meisten Anbietern sind unterschiedliche Versionen verfügbar – für kleinere Handwerksbetriebe ist die Pro-Version völlig ausreichend, für Privatnutzer ist Zoom sogar kostenlos.
Persönliche Erfahrung: Einsteigerfreundliche Software – aufgrund der Popularität sehr bekannt, jedoch nicht ganz unbedenklich bzgl. Datenschutz. Für Meetings mit vertraulichen Inhalten (noch) nicht zu empfehlen.
Top 3 Tipps: So halten Sie die perfekte Videokonferenz!
1) Moderation klären!
Der erste und wichtigste Schritt ist, einen Moderator zu bestimmen. Dieser sorgt dafür, dass nicht alle Teilnehmer durcheinander sprechen und jeder zu Wort kommt, wenn er möchte. Viele Softwares, wie Clickmeeting oder Teams, lösen dieses Problem, indem sie Teilnehmern eine Handmeldung ermöglichen.
2) Passende Kleidung!
Das heißt, ein gewisser Kontrast wirkt immer gut – solange es nicht schwarz und weiß ist. Aber noch wichtiger: Nehmen Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter auch bei Konferenzen ernst und kleiden Sie sich ungefähr wie sonst auch. Etwas mehr Bequemlichkeit ist dabei auch kein Problem.
3) Ein „gutes Bild“ abgeben!
Achten Sie darauf, dass Sie in der Kamera gut zu sehen sind. Diese kann nämlich nur einen kleinen Ausschnitt zeigen. Wenn möglich, sorgen Sie für eine gute Belichtung. Außerdem ist oft auch ein Hintergrund zu sehen, der nicht zu einer Videokonferenz passt. Je nach Software können Sie einen Hintergrund digital überblenden – geht das nicht, sollte der zu sehende Bereich sauber und aufgeräumt sein.
Fazit
Meetings online abzuhalten ist inzwischen so einfach wie nie. Der Trend führt aufgrund der genannten Vorteile dahin, diese Meetings auch nach der Corona-Epidemie beizubehalten. Sie sind vergleichsweise schnell und unkompliziert und man muss auf keine wichtigen Funktionalitäten verzichten. Auch wenn ein persönliches Gespräch noch etwas anderen Regeln folgt und eine vertraulichere Atmosphäre hat, sind Online-Besprechungen ein effektives Tool, um Ihren Betrieb oder Ihr Team zu verwalten.
