Winworker, ELOoffice, SAP EasyDMS, DocuWare Cloud sind alle verbreitete Lösungen für das Dokumentenmanagement im Handwerk. Fast jeder Betrieb benutzt eine mehr oder weniger umfangreiche Version für die Verwaltung seiner elektronischen Dokumente.

Egal ob Scannen, Bürokommunikation, Workflow-Management oder elektronische Archivierung, die kurz DMS genannten Systeme erfüllen eine Reihe an unterschiedlichen Aufgaben. Heute möchten wir gerne näher darauf eingehen, was bei diesen Systemen wichtig ist.

 

Was beim Kauf zu beachten ist

Das allerwichtigste ist, dass Sie – also diejenigen, die damit arbeiten – sich gut innerhalb des Systems zurechtfinden. Das bedeutet, dass die Struktur für Sie verständlich sein soll und Dokumente schnell gefunden werden. Darüber hinaus gibt es Kriterien, die beim Kauf sehr wichtig sind:

• Ist eine kostenlose Testversion verfügbar?
• Wer installiert die Software? (selbst installieren/bezahlen vs. Hersteller)?
• Ist das DMS eine einmalige Anschaffung?
• Gibt es laufende Supportkosten?
• Wie sind Updates geregelt?
• Müssen ggf. Schulungen gebucht werden?
• Arbeitet das DMS auch GoBD-konform?

Nun weiß noch nicht jeder, warum man GoBD-konform arbeiten sollte. Dies ist aber tatsächlich ein wichtiges Feature, da bei Nichtbeachtung der korrekten Ablage von Dokumenten Steuerschätzungen auf Sie zukommen. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ zu missachten kann also ganz schön weh tun!

Was Sie außerdem beachten sollten, ist der Umfang der Software und wie/ob sie mit anderen in Ihrem Betrieb schon vorhandenen Programmen zu verbinden ist. Sie können das DMS beispielsweise in Office-Programme einbinden und mit dem Rechnungswesen, Vertrieb oder Kundenmanagement verbinden. Je nachdem, welche Anforderungen Sie haben, lässt sich die Suche nach der passenden Lösung schon etwas eingrenzen.

 

Welche Funktionalitäten sollte es für Handwerker haben

Handwerksbetriebe haben an Dokumentenmanagementsysteme häufig Wünsche für individuelle Anpassungen. Nicht immer ist das schon umgesetzt oder technisch möglich, aber zumeist gibt es schon eine gute Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang. Dabei ist es aber nach wie vor wichtig, dass die Kernleistungen nicht vernachlässigt werden dürfen. Die vier wichtigsten Kriterien sind daher:

• Gliederung/Struktur der Abläufe sollte vorhanden sein
• Weiterleitung der Dateien möglich
• Anmerkungen, Dateianhänge etc. möglich
• Gute Auffindbarkeit (Zeitersparnis)

Ist dies gewährleistet, werden Prozesse und auch die Kommunikation beschleunigt, neben dem Unternehmen profitieren davon auch die Kunden.

Dazu gibt es viele andere Möglichkeiten, das DMS an Ihr Unternehmen anzupassen. WinWorker beispielsweise bietet an, dass auch Mitarbeiter auf Baustellen einen Lesezugriff auf das Zentrale DMS (bzw. die Datenbank) haben können – via App. Büromitarbeiter haben Lese- und Schreibzugriff, mit Erinnerungen und Aufgaben sowie der Möglichkeit Rückmeldung zu geben oder Freigabe zu erteilen. So kann man zu Kunden wichtige Hinweise anlegen und diese auch bearbeiten, wenn sich der Status eines Auftrags ändert.

 

Wobei Ihnen ein DMS hilft

DMS-Anwendungen sind elektronische Hilfskonstrukte. Gleichwohl müssen es keine lahmen oder lähmenden Krücken sein. Vielmehr können diese Systeme die Effizienz steigern und einen positiven Effekt auf das gesamte Unternehmen und dessen Prozesse haben. Prinzipiell hängt das, was ein DMS für Sie leisten kann, von Ihnen ab! Möchten Sie…

• Papierlos werden?
• Prozesse optimieren: Zeit, Kosten, Datenverfügbarkeit?
• Eine automatisierte und übersichtliche Anlage von Strukturen?
• Workflowgestützte Freigabeanforderung neuer/geänderter Dokumente (SAP)?
• GoBD und DS-GVO-konform arbeiten?

Dann sollten Sie die Anschaffung eines DMS überlegen. Die Vielfalt an Angeboten ist inzwischen groß, so dass es schwierig sein kann, das passende System zu finden. Wir beraten Sie gerne und setzen uns mit Ihren Zielen und Bedürfnissen auseinander, um die für Sie perfekt passende Lösung zu finden!

 

Lokal vs. Cloudbasiert

Bei der Wahl einer Dokumentenmanagement-Software haben Sie auch bezüglich der Datenspeicherung die Qual der Wahl: Lokale Speicherung der Daten auf den firmeneigenen Festplatten oder in einer Datenwolke (Cloud). Alternativ gibt es noch die Variante „SaaS“ (Software as a Service), bei der die Software und IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister liegen. Sie nutzen dann als Kunde die Software und das innerhalb eines vorher festgelegten Modells (z.B. Freemium oder Bezahlung pro Benutzer und Monat). ABER: Sie als Kunde bleiben für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung voll verantwortlich (Stichwort DS-GVO!).

Durch die aktuelle Beliebtheit des Cloud Computing haben sich mehrere Cloudangebote etabliert, auch Mischformen gibt es inzwischen, beispielsweise bei ELOoffice: Hier wird angeboten, durch einen zusätzlichen Cloud-Anbieter mobilen Zugriff auf ausgewählte Ordner und Dokumente zu erhalten. Prinzipiell gilt die Faustregel der Datenspeicherung: Cloud-Daten sollten Sie in einem lokalen Speicher sichern, während für lokale Daten cloudbasierte Sicherungen erstellt werden. Dadurch ist die Verfügbarkeit der Daten sichergestellt. Wenn Sie eine Cloud nutzen möchten, sollten Sie unter anderem darauf achten, dass Ihr Anbieter eine Multi-Faktor-Authentifizierung bereitstellt. Wie Sie die IT-Sicherheit Ihres Handwerksbetriebes verbessern, haben wir schon in einem früheren Beitrag thematisiert.

 

Fazit

Ein Dokumentenmanagement-System ist eine sehr nützliche Anwendung, die schon von einigen Handwerksbetrieben genutzt wird. Dennoch gilt es, eine gute Wahl zu treffen, die zum Unternehmen passt und von der der Betrieb auch langfristig profitiert. DMS haben inzwischen eine Leistungsstärke und einen Umfang erreicht, der sie zu einer mächtigen Lösung werden lässt, vor allem wenn man bestimmte Ziele wie ein papierloses Büro anstrebt. Eine gute Organisation spart Zeit und Geld, außerdem bringt sie Transparenz in die Prozesse. Wenn Sie sich zu einer passenden Lösung für Ihren Betrieb beraten lassen möchten, kontaktieren Sie uns gerne!