Viele Handwerksbetriebe haben auf digitale Kommunikation umgestellt und nutzen diese auch ausgiebig. Dazu zählen Messenger wie WhatsApp, E-Mail-Programme wie Outlook und auch Branchenlösungen wie CraftNote. Je nach Digitalisierungsgrad werden auch noch weitere Lösungen für die bessere Koordination kleiner Teams und Projekte wie z. B. MeisterTask eingesetzt. Da stellt sich oft die Frage: Wie kommuniziere ich etwas im Betrieb? Wir nehmen heute daher die digitale Kommunikation genauer unter die Lupe!
Erreichbar, verfügbar – immer und überall?
Ein selten beachtetes Problem bei der digitalen Kommunikation ist, dass immer mehr erwartet wird, dass der Chatpartner sofort zurückschreibt. Was mehr oder weniger der einzige Vorteil des Telefonierens ist, ist die Schwäche der geschriebenen Kommunikation. Der Handwerker kann aber meist nicht direkt auf die WhatsApp-Nachricht des Chefs antworten. Bei solchen Problemen stellen sich Fragen wie „Sollte man den Benachrichtigungston immer an und auf laut gestellt haben?“. Aber selbst wenn der Mitarbeiter die Benachrichtigung über eine neue Nachricht hört – soll/muss er dann sofort seine Arbeit unterbrechen? Ist es auf Dauer gefährlich, dem Chef erst verspätet zu antworten oder gibt es Regelungen dazu?
Digitale Kommunikation im Betrieb muss also zwei Dinge adressieren: Örtliche und zeitliche Entfernung. Die zeitliche Entfernung wird beeinflusst durch Verzögerungen (kein Internet auf der Fahrt oder der Baustelle) und die Reaktionszeit des Mitarbeiters oder der Mitarbeiter.
Das richtige digitale Werkzeug
Durch unterschiedliche Rollen und Persönlichkeitstypen entsteht ein unterschiedlicher Umgang mit den jeweiligen Beschäftigten. Findet zu viel unpersönliche Information statt, kann dies zu Problemen innerhalb der Teams, auch bezüglich Motivation und empfundener Fairness führen. Adressieren Sie allerdings ein Team als Ganzes, wird das Gemeinschaftsgefühl gestärkt und ein geteiltes Verständnis der Aufgaben und Ziele etabliert. Hier gilt dann aber auch: Je öfter Sie das entsprechende Medium nutzen und das Team adressieren, desto eher stellen sich die genannten positiven Effekte ein. Da Sie als Chef das Team zusammenstellen und seine Identität mitgestalten können („Gurkentruppe“ oder ähnliche Namen sind da nicht hilfreich!) haben Sie die Fäden in der Hand. Doch nun stellt sich die Frage: Welches Medium ist wann richtig?
Reichhaltigkeit, Synchronität, Komplexität
Reichhaltigkeit und Synchronität sind die Werte, die man zur Beantwortung dieser Frage heranzieht.[1] Ein Handwerksbetrieb ist dabei zum Glück deutlich einfacher zu managen als ein multinationaler Konzern mit Mitarbeitern verschiedener Zeitzonen, Nationalitäten und Sprachen. Beispiel: Eine Videokonferenz ist ein reichhaltiges Medium, da sie viele Möglichkeiten bietet, Informationen zu übermitteln. Damit lässt sie Ihnen alle Freiheiten.
Synchronität ist das Ausmaß, mit dem ein Medium gleichzeitige Information ermöglicht. Dies ist in Handwerksbetrieben meist weniger bis gar nicht relevant. Es kommt vielmehr darauf an, das richtige Maß an Information zur richtigen Zeit zu geben. Soll heißen: Gestalten Sie Ihre Kommunikation nicht so komplex, dass sie nicht mehr schnell und zielführend ist. Überladen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit unnötigen Informationen, sondern finden Sie das richtige Maß. Häufig reicht hier eine Sprach- oder Textnachricht aus, ggf. kann man diese noch mit einem Dokument versehen. MS Teams oder auch MeisterTask lassen sich dazu auch sehr gut auf mobilen Geräten nutzen und bieten alle nötigen Funktionen.
Fazit
Es ist nicht egal, welches Medium Sie zur digitalen Kommunikation nutzen, und es ist auch nicht egal, wie Sie es nutzen. Ob bewusst oder unbewusst, reagieren Ihre Mitarbeiter und Teams darauf. Durch einen empathischen und besonnenen Umgang mit digitaler Kommunikation können Sie schon einige Hürden im Vorfeld vermeiden. Die gezielt und richtig eingesetzte digitale Kommunikation aber ist es, die Ihren Handwerksbetrieb wirklich voranbringt. Durch den Einfluss der Mediennutzung sollten Betriebsinhaber und Chefs wissen, wie sie die vorhandenen Medien mit ihren Limitationen nutzen können, um das Gemeinschaftsgefühl im Team und im Betrieb zu stärken und die Ziele ihrer Kommunikation zu erreichen.
[1] https://www.zukunftderarbeit.de/2019/09/05/psychologische-grundlagen-in-der-fuehrung-virtueller-teams/
