Digitale Teamarbeit oder auch Projektmanagement wird in allen Branchen immer wichtiger. Besonders im Handwerk gibt es in diesem Feld noch ein großes Potenzial, mit dem Betriebe ihre Gewinne optimieren und flexibler werden können! In MeisterTask können Sie generell eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern zu Ihren Projekten einladen. Eingeladene Personen werden per E-Mail und innerhalb von MeisterTask selbst über das freigegebene Projekt informiert. Das Projekt wird automatisch in der Projektliste im Dashboard angezeigt.
Wenn Sie jemanden zu einem Projekt einladen, der noch kein Konto hat, wird er aufgefordert, sich für ein kostenloses Konto anzumelden, bevor er auf das Projekt zugreifen kann.
So starten Sie durch: Projekteinladungen versenden
Um Projekteinladungen zu versenden, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:
- Rufen sie die Projekteigenschaften auf und klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder. Auf die Projekteigenschaften können Sie innerhalb des Projekts oder über das Dashboard zugreifen.
- Öffnen Sie alternativ das Projekt selbst und klicken Sie auf die Schaltfläche (i) in der oberen Leiste des Projekts. Wählen Sie dann Projekteigenschaften aus, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht auf die Schaltfläche Mitglied hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie zum Projekt einladen möchten. Sie können mehrere Adressen durch Kommas getrennt eingeben.
Alternativ können Sie auch einen Einladungslink generieren, um Personen einzuladen. Dazu rufen Sie die Projekteigenschaften auf, indem Sie auf das kleine „i“ klicken. Dort können Sie nun in der Registerkarte „Allgemein“ unten ein Mitglied hinzuzufügen, oder über die Auslassungspunkte oben rechts, mit „Person einladen“.
Mitglieder aus Projekten entfernen
Um ein Mitglied aus einem freigegebenen Projekt zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über dessen Namen in der Mitgliederliste, bis das X daneben angezeigt wird, und klicken Sie darauf. Nach dem Entfernen verschwindet das Projekt aus dem Dashboard des Benutzers und er kann nicht mehr darauf zugreifen.
Wenn Sie das gesamte Projekt entfernen möchten, sollten Sie es archivieren. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie ggf. zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen können. Sie können das Projekt auch löschen, aber dann ist es ein für allemal verschwunden und auch vom Support nicht wiederherzustellen.
Tasks zuweisen
In MeisterTask sind Aufgaben entweder einem bestimmten Projektmitglied zugewiesen oder gar nicht zugewiesen, sodass die Hauptverantwortung immer klar ersichtlich ist. Andere Projektmitglieder, die an Aktualisierungen über eine Aufgabe interessiert sind, können sich selbst als Beobachter zur Aufgabe hinzufügen.
Wenn einem Benutzer eine Aufgabe zugewiesen wird, wird dessen Avatar in der oberen rechten Ecke der Taskleiste angezeigt, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wer welche Aufgabe besitzt, während Sie Ihre Projekttafel betrachten.
Sie können eine Aufgabe (Task) auf zwei Arten zuweisen:
- Auf der Projekttafel: Bewegen Sie den Mauszeiger einfach über die rechte obere Ecke einer nicht zugewiesenen Aufgabe und klicken Sie auf das Fragezeichen, um die Mitgliederliste zu öffnen. Klicken Sie auf den Avatar oder den Namen eines Benutzers, um ihm die Aufgabe zuzuweisen.
- Aus dem Aufgabendialogfeld: Die aktuell zugewiesene Person wird immer oben im Aufgabendialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf „nicht zugewiesen“, um die Mitgliederliste zu öffnen. Sie können hier auch auf den Avatar oder den Namen eines Benutzers klicken, um ihm die Aufgabe zuzuweisen.
Tipp: Sie können alle Aufgaben eines Auftragnehmers ganz einfach anzeigen, indem Sie in der Mitgliederleiste auf der rechten Seite der Projekttafel auf den entsprechenden Avatar klicken.
Einem Projekt folgen/Projekt beobachten
Digitale Teamarbeit heißt auch: Übersichtlichkeit und Transparenz gehen vor. Darin ist MeisterTask unschlagbar! Wenn Sie einem Projekt folgen bzw. als Beobachter eingetragen sind, benachrichtigt MeisterTask Sie über alle Vorgänge im Projekt, als würden Sie jede Aufgabe im Projekt einzeln verfolgen. Dies ist eine großartige Möglichkeit für Projektmanager, Statusänderungen von Aufgaben im Auge zu behalten und zu sehen, wie sich die Dinge entwickeln.
Um einem Projekt zu folgen, klicken Sie auf die Schaltfläche (i) in der oberen Leiste und wählen Sie im Menü die Option Projekteigenschaften.
Oben rechts im Dialogfeld Projekteigenschaften finden Sie ein Augensymbol. Klicken Sie auf das Auge, um dem Projekt zu folgen. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um die Beobachtung zu beenden.
Einem Task folgen/Task beobachten
Wenn Sie Benachrichtigungen erhalten und sich über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden halten möchten, können Sie sich selbst als Beobachter hinzufügen, auch wenn Ihnen die Aufgabe nicht zugewiesen ist.
Beobachter einer Aufgabe erhalten Benachrichtigungen über neue Kommentare zu der Aufgabe sowie Änderungen des Aufgabenstatus, z. B. den Abschluss. Wenn Ihnen also eine Aufgabe nicht zugewiesen ist, Sie aber weiterhin auf dem Laufenden bleiben möchten, müssen Sie als Beobachter fungieren.
Standardmäßig wird jeder Benutzer, der an einer Aufgabe teilnimmt, automatisch als Beobachter hinzugefügt. Dies geschieht, wenn:
- Sie die Aufgabe erstellen und sie jemand anderem zuweisen
- Sie in einem Kommentar zu der Aufgabe erwähnt werden
- Sie die Aufgabe kommentieren
- Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen.
Sie können sich auch als Beobachter hinzufügen oder entfernen. Öffnen Sie dazu den Aufgabendialog und klicken Sie auf das Augensymbol oben rechts im Dialog. Sie können auch andere Nutzer als Beobachter hinzufügen, wenn Sie diese in den Aufgabenkommentaren erwähnen.
Kommentare und Nennungen
MeisterTask hilft Ihnen dabei, alle aufgabenbezogenen Unterhaltungen an einem zentralen Ort zu halten, sodass Sie nicht zwischen Ihrem E-Mail-Posteingang, Ihrem Aufgabenmanager und anderen Kommunikationskanälen hin und her wechseln müssen.
Der untere Teil des Aufgabendialogfelds bietet Platz um die Aufgabe zu besprechen, Feedback zu geben wie z. B. Kommentare und Aktivitäten anderer Personen zu erwähnen oder Teammitglieder zu erwähnen, die Sie in die Unterhaltung einschließen.
Wenn Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe hinterlassen, erhalten der Aufgabenempfänger und alle Aufgabenbeobachter eine Benachrichtigung. Wenn Sie in einem Kommentar ein Teammitglied erwähnen, erhält auch dieses eine Benachrichtigung.
Um ein anderes Teammitglied zu erwähnen, setzen Sie im Kommentarfeld der Aufgabe ein „@“-Zeichen vor den Namen.
Wenn Sie einen Kommentar löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger darüber, bis die Schaltfläche mit dem kleinen Dreieck angezeigt wird. Klicken Sie darauf und wählen Sie Löschen aus dem Menü.
Im selben Menü können Sie auch Bearbeiten auswählen, um Ihren Kommentar zu bearbeiten, falls Sie einen Fehler gemacht haben.
Tipps:
- Drücken Sie die Umschalttaste + Eingabetaste, um einen Zeilenumbruch zu erstellen
- Sie können die Textformatierung Markdown im Kommentarfeld verwenden. Um eine vollständige Liste aller Formatierungsoptionen anzuzeigen, klicken Sie in das Kommentarfeld, bis der Link Formatierung angezeigt wird.
- Sie können Emojis eingeben, indem Sie auf die Schaltfläche Emoji unter dem Kommentarfeld klicken
- Sie können die Kommentare anderer Personen „liken“, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem Daumen nach oben klicken
- Klicken Sie auf das kleine Dreieck neben Aktivität, um den gesamten Aktivitätsstrom oder nur die Konversationen anzuzeigen.
Fazit
MeisterTask bietet sowohl in der Projekt-als auch der Aufgabenorganisation ganz einfache Möglichkeiten, um stets auf dem Laufenden zu bleiben. Die Kommunikation kann innerhalb von Projekten und Tasks ganz natürlich verlaufen und bietet durch den Aufgabenbezug auch Raum für das Hochladen von Dokumenten. Ihre Digitale Teamarbeit wird sich mit MeisterTask und einer konsequenten Nutzung seiner Funktionen deutlich verbessern! Dank der Beobachtungs-Funktionen können Projektmanager schnell aktuelle Aufgaben erfassen und auf neue Entwicklungen reagieren. Die digitale Kommunikation, die manche als Nachteil bei Kanban-Systemen im Vergleich mit ihren analogen Gegenparts sehen, ist damit perfekt umgesetzt. Damit ist MeisterTask das optimale Werkzeug zur digitalen Teamarbeit!
Wenn Sie noch tiefer in MeisterTask einsteigen wollen, können wir außerdem unseren Workshop und unsere Beratung empfehlen!
