In kaum einem Büro ist die Arbeit denkbar ohne Kaffee. Fast unwillkürlich erwartet man das Vorhandensein einer Kaffeemaschine in einem jeden Betrieb. Es muss ja nicht gleich der große und teure Vollautomat sein.
Pad- und Kapselmaschinen begegnet man in kleinen Büros recht häufig. Die Beschaffung des Grundstoffs wird in vielen Betrieben im normalen Geschäftsgang miterledigt. Klar, dass man auch dieses Geschäft heutzutage online erledigt. Allerdings lauern auch mehr oder weniger große Fallen beim Online-Einkauf des heißgeliebten Pulvers oder der Bohnen.
Der konkrete Fall:
In einem Betrieb wurde die Beschaffung von Kaffee im Auftrag der Geschäftsleitung von einem Büromitarbeiter online erledigt. Dieser suchte wie es heute üblich ist das günstigste Angebot und schlug zu. Auf einer deutschsprachigen Seite, deren URL auf „.de“ endete orderte er gleich einen ordentlichen Vorrat. So gingen nicht weniger als 176 Kilogramm auf die Reise. Doch statt des ersehnten Kaffees stand wenige Tage nach der Bestellung eine Abordnung des Zoll auf dem Hof. Die Beamten prüften Bestellungen und Abrechnungsunterlagen sowie Rechnungen. Dabei stellte sich heraus, dass in dem Betrieb über einen längeren Zeitraum insgesamt über 800 Kilogramm von dem Lieferanten bezogen wurden.
Der rechtliche Fallstrick:
Nun interessiert sich der Zoll nicht für jedes Paket Kaffee, das von einem Betrieb erworben wird. In diesem Fall war dem Mitarbeiter aber nicht bewusst, dass der Versand von den Niederlanden aus erfolgte. Er hatte sich von der an deutsche Besteller gerichteten Aufmachung der Website des Anbieters und der deutschen Domain leiten lassen und war ohne weiteres von einem deutschen Anbieter ausgegangen. Nun unterliegt aber Kaffee der Kaffeesteuer nach dem Kaffeesteuergesetz. Dies hätte erfordert, den Import aus den Niederlanden anzumelden und die Kaffeesteuer abzuführen.
Nun sind auch die Niederlande Mitglied der Europäischen Union, so dass man sofort daran denken könnte, sich auf die Reisefreimengen zu berufen. Immerhin 10 Kilogramm Kaffee oder Kaffeehaltige Waren darf man von einer Reise beim Grenzübertritt nach Deutschland einführen, ohne dies beim Zoll anmelden zu müssen. Allerdings ist die Voraussetzung für die Inanspruchnahme einer Reisefreimenge, dass der Kaffee einerseits im freien Verkehr eines anderen Mitgliedstaates der EU erworben worden sein muss und andererseits durch eine Privatperson persönlich befördert wird. Der Versandhandel mit Kaffee wird jedoch ebenso wenig wie der Erwerb durch einen Betrieb steuerlich privilegiert.
Die Konsequenz:
Bei der Bestellung von Waren im Ausland muss der Besteller darauf achten, dass die Zollformalitäten beachtet und eingehalten werden. Insbesondere bei der Bestellung von Waren im Online-Shop darf man sich durch auf deutsche Kunden optimierte Inhalte nicht täuschen lassen. Es kommt auf den Versandort an. Werden Waren nach Deutschland eingeführt, müssen die Zollformalitäten geprüft und abgewickelt werden. Im konkreten Fall wurde der über die Zeit bestellte günstige Kaffee aus dem Internet um 1.800 Euro teurer, die als Steuerschuld nun von dem Betrieb auszugleichen sind. Ferner richtet sich gegen die Geschäftsleitung ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.
Unser Tipp:
IT-Compliance bedeutet mehr als Datenschutz- und Datensicherheit. Der Begriff steht für einen insgesamt rechtskonformen IT-Einsatz, also auch eine richtige Bedienung der Funktionalitäten, die die IT bietet. Damit dies gelingt, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Fallstricke, über die man beim IT-Einsatz stolpern kann, sensibilisiert werden. Auch hier gilt: Vorsorgen ist besser als heilen – oder anders ausgedrückt: eine Qualifikation in einem unserer IT-Compliance-Workshops ist letztlich billiger als ein Steuerstrafverfahren mit hohen Steuernachforderungen.
